Méthodes de conservation
Les données personnelles sont conservées sur les serveurs sécurisés de l’université à l’aide de systèmes de gestion de bases de données offrant une protection avancée des données.
Les données sont stockées dans les centres de données de l’université équipés des technologies les plus récentes en cybersécurité.
L’université applique le chiffrement des données pendant leur transmission et leur stockage afin de les protéger contre les intrusions ou les accès non autorisés.
Des systèmes de sauvegarde automatique sont mis en œuvre afin de garantir qu’aucune donnée ne soit perdue en cas d’urgence.
Méthodes de destruction
Les données numériques sont détruites par suppression définitive à l’aide de techniques de déchiquetage numérique (Data Shredding), empêchant toute récupération par quelque moyen que ce soit.
Les données sont automatiquement supprimées de toutes les sauvegardes après une période déterminée conformément à la politique de conservation des données.
Les documents papier contenant des données personnelles sont détruits à l’aide de destructeurs de documents (Shredders) afin de garantir qu’ils ne puissent pas être récupérés ou utilisés illégalement.
Lorsque les données ne sont plus nécessaires, leur titulaire est informé du processus de destruction si cela est requis par la loi.
Méthodes de traitement
Stockage et analyse : Les données stockées sont utilisées à des fins administratives, académiques et analytiques, telles que la gestion des comptes académiques des étudiants et des employés.
Mise à jour et modification : Les données sont régulièrement mises à jour afin de garantir leur exactitude et leur validité conformément aux besoins de l’université.
Partage interne : Les données peuvent être partagées uniquement avec les départements internes concernés conformément à la politique de sécurité de l’université.
Utilisation de l’intelligence artificielle : Les données peuvent être analysées à l’aide de systèmes d’intelligence artificielle afin d’améliorer les services académiques et administratifs.
Contrôles d’accès : L’accès aux données est limité afin que seules les personnes autorisées puissent les consulter ou les traiter.
Fondements juridiques de la collecte des données personnelles
La Loi sur la protection des données personnelles du Royaume d’Arabie saoudite, ainsi que les règlements du ministère de l’Éducation régissant la gestion des données des étudiants et des employés.
L’exécution des contrats entre l’université et les étudiants ou employés.
Le respect des obligations légales liées à l’organisation des processus académiques et administratifs.
La garantie de la qualité des services éducatifs et administratifs fournis par l’université.
Les exigences des organismes de contrôle tels que le ministère de l’Éducation et l’Autorité saoudienne des données et de l’intelligence artificielle.
Quand la collecte des données personnelles est-elle obligatoire et quand est-elle facultative ?
Certaines données sont obligatoires :
Les données nécessaires à l’inscription à l’université (telles que le nom, le numéro universitaire, l’adresse électronique et les informations académiques).
Les données relatives aux employés et au personnel pour les ressources humaines et les salaires.
Certaines données sont facultatives :
Les données supplémentaires fournies par les entités ou les individus afin d’améliorer les services (comme les enquêtes et les préférences personnelles).
Si la collecte des données est obligatoire, pourquoi ?
Afin d’assurer une gestion efficace des services éducatifs et administratifs.
Afin de respecter les lois et réglementations locales régissant la gestion des données éducatives et professionnelles.
Si elle est facultative, existe-t-il des alternatives ?
Dans certains cas, les individus peuvent utiliser d’autres moyens pour fournir leurs données, comme les procédures papier au lieu du système électronique s’ils refusent de fournir leurs données numériquement.
Conséquences et risques potentiels en cas de non-fourniture des données personnelles
Pour les étudiants :
Impossibilité de s’inscrire à l’université ou de postuler à des programmes académiques.
Impossibilité d’accéder aux services électroniques destinés aux étudiants.
Pour les employés :
Impossibilité d’être recruté ou de mettre à jour les dossiers professionnels.
Retards dans le versement des salaires ou l’obtention de certains avantages professionnels.
Pour les services généraux :
L’utilisateur peut être empêché de bénéficier de certains services si les données nécessaires ne sont pas fournies.
Certains services nécessitent des informations spécifiques ; si la personne ne fournit pas ses données, elle peut ne pas être en mesure d’en bénéficier.
L’étudiant ou l’employé peut rencontrer des difficultés liées à l’admission, à l’inscription, à l’obtention de bourses, de promotions ou d’autres services liés à la gestion de l’université.
