Communications administratives

Message du Directeur Général

Reconnaissant l’importance de la gestion des communications administratives et son rôle vital et essentiel dans le service de l’ensemble des départements de l’université, nous nous efforçons de développer le travail administratif et de le faire évoluer des procédures traditionnelles vers des opérations avancées. Cela se réalise grâce à l’utilisation de moyens technologiques modernes qui facilitent les procédures et permettent d’économiser du temps et des efforts.
Nous déploierons tous nos efforts pour élever le niveau de l’administration, dans le but de concrétiser la vision et la stratégie de l’université, en harmonie avec la stratégie de la région d’Asir et conformément à la Vision 2030 du Royaume d’Arabie Saoudite.

Mission, Vision et Objectifs

Mission

Permettre à l’ensemble des bénéficiaires de profiter de services administratifs efficaces, sécurisés, intégrés et faciles d’accès, à travers des canaux électroniques clairs et simplifiés.

Vision

Être une administration de référence dans l’automatisation de la correspondance écrite en créant un environnement intelligent de communication et de technologies.

Valeurs

Dans le respect des valeurs islamiques et conformément aux valeurs de l’université, la Direction des communications administratives croit aux principes suivants :

Intégrité
Engagement
Leadership
Innovation
Transparence
Intégration
Travail d’équipe

Objectifs

Améliorer la qualité des services fournis aux différents départements de l’université.
Atteindre les objectifs du plan national des technologies de l’information et de la communication.
Développer le travail électronique dans le cadre du système de l’administration électronique.
Assurer une connectivité réseau sécurisée et privée entre l’université, le ministère et les entités gouvernementales.
Mettre en œuvre un système d’archivage électronique.
Renforcer la productivité administrative et technique des ressources humaines du département.
Adopter des technologies avancées et performantes de l’information et de la communication.
Innover dans les services et les solutions électroniques à l’aide de technologies sécurisées et efficaces.

Structure organisationnelle

Gestion des transactions

Section générale entrante (fonctionne via le système « Enjaz ») et assure les missions suivantes :

Recevoir les transactions provenant de l’extérieur de l’université et les orienter vers les départements concernés au sein de l’université.
Veiller à la bonne orientation des transactions.
Archiver les transactions ne nécessitant pas d’envoi sous format papier.
Remettre la transaction accompagnée d’un registre à la Section de correspondance interne.

Section générale sortante (fonctionne via le système « Enjaz ») et assure les missions suivantes :

Recevoir les transactions des départements internes de l’université, leur attribuer un numéro sortant et les transmettre aux entités externes par les canaux officiels.
Saisir les données des transactions dans le programme « Enjaz ».
Préparer les registres des transactions et des pièces jointes.
Transmettre les transactions à la Section du courrier.

Gestion des transactions électroniques

Section Amali (fonctionne via le système « Enjaz » et le programme « Rasel ») et se divise en deux parties :

Amali sortant : après l’attribution d’un numéro sortant via « Enjaz », les transactions sont envoyées électroniquement au ministère de l’Éducation par le programme « Rasel ».
Amali entrant : les transactions sont reçues via le programme « Rasel », imprimées, enregistrées dans « Enjaz », puis orientées vers le département concerné.

Section Yesser (fonctionne via le système « Enjaz » et le programme « Yesser ») et se divise en deux parties :

Yesser sortant : un numéro sortant est attribué et les transactions sont envoyées électroniquement via le programme « Yesser ».
Yesser entrant : les transactions sont reçues, acceptées et orientées vers le département concerné au sein de l’université.

Section confidentielle

Section confidentielle entrante (fonctionne via le système « Enjaz ») et assure les missions suivantes :

Recevoir les transactions confidentielles provenant de l’extérieur de l’université et les orienter vers les départements concernés au sein de l’université.
Veiller à la bonne orientation des transactions.
Archiver les transactions ne nécessitant pas d’envoi sous format papier.
Remettre la transaction sous enveloppe accompagnée d’un registre à la Section de correspondance interne.

Section du courrier

Unité du courrier officiel :

Recevoir et distribuer les transactions à l’administration par l’intermédiaire des coursiers de l’université ou du courrier officiel.

Unité du courrier express :

Recevoir et distribuer les transactions à l’administration par l’intermédiaire du service de courrier express.

Section de soutien

Section de l’équipe Enjaz :

Recevoir et distribuer les transactions à l’administration par l’intermédiaire des coursiers de l’université ou de la poste saoudienne.
Transmettre les transactions à la section concernée au sein de l’administration.
Recevoir les transactions sortantes de l’administration et les remettre à la poste saoudienne ou aux entités externes concernées.

Coordonnées des employés

Aayed Ahmed Mohammed Al-Garfi

Directeur général des communications administratives Téléphone : 2419119

Meshbeb Saeed Al-Qahtani

Suivi / Transactions papier Téléphone : 2419979

Saeed Ali Al-Qahtani

Section confidentielle / Transactions papier Téléphone : 2418777

Madi Ahmed Al-Hazmi

Secrétariat Téléphone : 2419932

Ayman Saeed Al-Maliki

Transactions électroniques Téléphone : 2419946

Mohammed Awad Abu Hathra

Transactions électroniques Téléphone : 2418436

Abdullah Safar Qaishan

Transactions électroniques Téléphone : 2419912

Jarman Nawar Al-Shahrani

Transactions électroniques Téléphone : 2419969

Awad Yahya Fayie

Transactions papier / Vérification des factures Téléphone : 2414756

Al-Hassan Yahya Al-Naami

Équipe Enjaz / Archivage et stockage Téléphone : 2418821

Saad Salman Al-Hadel

Section de soutien / Équipe Enjaz Téléphone : 2418129

Mohammed Ahmed Al-Jadhmi

Transactions papier Téléphone : 2417495

Ahmed Hussein Mahrak

Équipe Enjaz / Archivage et stockage Téléphone : 2414756

Saeed Issa Al-Shati

Transactions papier Téléphone : 2419131

Saeed Abdullah Al-Asmeri

Section du courrier Téléphone : 2419932

Khaled Mufreh Al-Maqrhi

Équipe Enjaz / Courrier Téléphone : 2419932

Formulaires électroniques

Missions

Recevoir l’ensemble de la correspondance et des lettres adressées à l’administration, compléter les procédures d’enregistrement et les orienter vers les unités concernées au sein de l’université, en veillant à ce que la correspondance privée et confidentielle ne soit ouverte que par la section compétente de l’administration.
Recevoir toute la correspondance et les lettres adressées à l’administration, les enregistrer et les transmettre aux entités concernées au sein de l’université.
Mettre en place l’organisation nécessaire des dossiers et des archives, les préserver et les maintenir dans leur forme originale jusqu’à leur transfert vers la Direction de la gestion des documents et des archives.
Assurer le transfert et la distribution de la correspondance privée à l’intérieur et à l’extérieur de l’université.
Superviser l’organisation et le stockage des transactions et des informations de manière à faciliter leur consultation rapide et efficace.
Préparer des rapports périodiques sur les activités et les réalisations de l’administration, identifier les obstacles à la performance et proposer des solutions pour les surmonter.
Toute autre mission confiée à l’administration par l’autorité compétente dans le domaine de la correspondance postale.

Plateformes et systèmes électroniques

Système	Description des tâches
Système de correspondance électronique
1. Système de correspondance électronique Enjaz	Gère l’ensemble des transactions entrantes et sortantes liées à l’université, tant internes qu’externes.
2. Système de correspondance électronique Amali	Relie l’université au ministère de l’Éducation, aux universités saoudiennes et aux attachés concernant les transactions et les circulaires.
3. Système de correspondance électronique Yesser	Relie l’université aux tribunaux administratifs et exécutifs concernant les transactions entrantes et sortantes.
Services de soutien
4. Système de courrier express	Relie l’université pour la correspondance par courrier express, tant sortante qu’entrante.