La
structure organisationnelle présente la hiérarchie administrative et organisationnelle de la Direction générale des communications administratives, ainsi que les relations entre ses unités organisationnelles. Elle reflète la répartition des compétences et des responsabilités et contribue au renforcement de la gouvernance, à la clarification des rôles et à l’amélioration de l’efficacité institutionnelle, conformément aux règlements et réglementations approuvés de l’Université Roi Khalid.
| Ordre | Poste |
|---|
| 1 | Direction générale des communications administratives |
| 1.1 | Unité de suivi des transactions |
| 1.2 | Secrétariat |
| 1.3 | Assistant du Directeur d’Administration |
| 1.4 | Département des transactions papier |
| 1.4.1 | Unité de réception et de tri |
| 1.4.2 | Unité du courrier entrant |
| 1.4.3 | Unité du courrier sortant |
| 1.5 | Département des transactions électroniques |
| 1.5.1 | Unité du système « Aamali » |
| 1.5.2 | Unité du système « Yusr » |
| 1.6 | Section confidentielle |
| 1.7 | Département du courrier |
| 1.7.1 | Unité du courrier officiel |
| 1.7.2 | Unité du courrier express |
| 1.8 | Département de soutien |
| 1.8.1 | Unité d’exécution des tâches |
| 1.8.2 | Unité d’archivage et de classement |
Gestion des transactions
Section générale entrante (fonctionne via le système « Enjaz ») et assure les missions suivantes :
- Recevoir les transactions provenant de l’extérieur de l’université et les orienter vers les départements concernés au sein de l’université.
- Veiller à la bonne orientation des transactions.
- Archiver les transactions ne nécessitant pas d’envoi sous format papier.
- Remettre la transaction accompagnée d’un registre à la Section de correspondance interne.
Section générale sortante (fonctionne via le système « Enjaz ») et assure les missions suivantes :
- Recevoir les transactions des départements internes de l’université, leur attribuer un numéro sortant et les transmettre aux entités externes par les canaux officiels.
- Saisir les données des transactions dans le programme « Enjaz ».
- Préparer les registres des transactions et des pièces jointes.
- Transmettre les transactions à la Section du courrier.
Gestion des transactions électroniques
Section Amali (fonctionne via le système « Enjaz » et le programme « Rasel ») et se divise en deux parties :
- Amali sortant : après l’attribution d’un numéro sortant via « Enjaz », les transactions sont envoyées électroniquement au ministère de l’Éducation par le programme « Rasel ».
- Amali entrant : les transactions sont reçues via le programme « Rasel », imprimées, enregistrées dans « Enjaz », puis orientées vers le département concerné.
Section Yesser (fonctionne via le système « Enjaz » et le programme « Yesser ») et se divise en deux parties :
- Yesser sortant : un numéro sortant est attribué et les transactions sont envoyées électroniquement via le programme « Yesser ».
- Yesser entrant : les transactions sont reçues, acceptées et orientées vers le département concerné au sein de l’université.
Section confidentielle
Section confidentielle entrante (fonctionne via le système « Enjaz ») et assure les missions suivantes :
- Recevoir les transactions confidentielles provenant de l’extérieur de l’université et les orienter vers les départements concernés au sein de l’université.
- Veiller à la bonne orientation des transactions.
- Archiver les transactions ne nécessitant pas d’envoi sous format papier.
- Remettre la transaction sous enveloppe accompagnée d’un registre à la Section de correspondance interne.
Section du courrier
Unité du courrier officiel :
- Recevoir et distribuer les transactions à l’administration par l’intermédiaire des coursiers de l’université ou du courrier officiel.
Unité du courrier express :
- Recevoir et distribuer les transactions à l’administration par l’intermédiaire du service de courrier express.
Section de soutien
Section de l’équipe Enjaz :
- Recevoir et distribuer les transactions à l’administration par l’intermédiaire des coursiers de l’université ou de la poste saoudienne.
- Transmettre les transactions à la section concernée au sein de l’administration.
- Recevoir les transactions sortantes de l’administration et les remettre à la poste saoudienne ou aux entités externes concernées.
