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Centre des documents et des archives - Université du Roi Khalid

À propos du Centre

Vision :
Atteindre l’excellence dans la gestion des documents et des archives à l’Université King Khalid, conformément aux meilleures pratiques et aux normes nationales et internationales.

Mission :
Gérer les documents et les archives de manière efficace et organisée, garantissant leur conservation, leur accessibilité et le soutien aux processus administratifs et académiques de l’université.

Création :
Le Centre des documents et des archives de l’Université King Khalid a été créé en 1429 H, sur la base de la décision du Conseil des ministres n° 139 du 4/8/1427 H, approuvant les recommandations du comité ministériel chargé d’étudier la manière de traiter et de faire circuler les documents officiels dans les organismes gouvernementaux.

Objectifs :
La création du Centre vise à appliquer le système des documents et des archives, ses règlements d’exécution et les plans liés aux documents à travers ce qui suit :

Collecter, organiser et conserver les documents
Faciliter l’accès aux documents en cas de besoin
Œuvrer à réduire la production de documents inutiles afin d’économiser le temps, les efforts et les coûts.
Améliorer la qualité des documents et standardiser les documents similaires afin de faciliter la performance et l’automatisation du travail administratif.
Promouvoir la culture documentaire parmi les employés du Centre en particulier et de l’université en général.

Missions du Centre

Coordination et intégration avec le Centre national des documents et des archives afin d’assurer le service des documents et leur intégrité.
Indexation, numérisation, analyse, classification, codification, conservation et maintenance des documents de l’université conformément aux règlements, aux lois et aux plans de classification et de codification des documents.
Fournir aux bénéficiaires les documents, informations et données nécessaires conformément aux instructions régissant cette activité.
Coordination avec les entités compétentes de l’université pour former et qualifier le personnel du Centre dans son domaine de spécialisation.
Coordination administrative et technique des travaux de la Commission permanente des documents, des commissions d’évaluation, des commissions d’élimination et des commissions de transfert.
Documentation de l’évolution historique de l’université, de ses règlements, de ses lois, de ses plans, de ses programmes, de ses projets ainsi que de ses structures administratives et procédurales.
Œuvrer à l’aménagement des lieux de conservation des documents et à la mise à disposition de moyens appropriés pour leur préservation et leur protection.
Suivi et évaluation de l’application des systèmes de documents, de leurs règlements et de leurs guides par les unités administratives de l’université.
Travailler avec les départements compétents pour établir des normes objectives et formelles pour les documents, standardiser les documents similaires, éviter la production de documents inutiles et coordonner avec le Centre national des documents et des archives à cet égard.
Déterminer les besoins administratifs et financiers du Centre afin de les intégrer au budget annuel de l’université.
Élaborer les plans et programmes de travail annuels et quinquennaux du Centre.
Toute autre mission confiée dans le cadre de ses attributions.

Les unités et leurs missions

1. Unité des documents actifs :

1.1. Objectif général :

L’unité des documents actifs vise à assurer le suivi des documents durant leur présence dans les différentes unités organisationnelles de l’entité, avant leur transfert vers le Centre des documents et des archives, afin de garantir la sécurité du traitement conformément au système des documents et des archives, à ses règlements d’exécution, au plan de classification, ainsi qu’aux règles, procédures et listes de vedettes-matière approuvées.

1.2. Missions :

Superviser les sections qui lui sont rattachées et s’assurer de l’exécution de leurs tâches conformément à ce qui est prévu.
Superviser l’élaboration des règlements, règles et procédures régissant le travail au sein de la section.
Superviser l’élaboration du plan de classification et de codification de l’université et de ses guides conformément au système des documents et des archives et à ses règlements d’exécution.
Organiser les documents conformément au plan de classification et selon les règles, procédures et listes de vedettes-matière approuvées.
Développer et mettre à jour les règles et procédures d’organisation des documents ainsi que les listes de vedettes-matière approuvées.
Superviser la détermination des durées de conservation des documents en coopération avec la commission permanente des documents et en assurer le suivi.
Superviser l’élaboration et la mise à jour du guide interne de codification de l’université et de ses branches, conformément à la codification des organismes gouvernementaux, en coopération avec l’administration du développement administratif de l’université et en coordination avec le Centre national.
Suivre l’application du plan de classification et de codification par les différentes unités organisationnelles de l’entité.
Déterminer les besoins de l’administration en ressources humaines, équipements et matériels.
Présenter des rapports périodiques sur les réalisations de l’administration et les propositions appropriées pour son développement.

Structure administrative

Données du personnel du Centre

Directrice du Centre / Dr. Rania Mafrah Al Mafrah

Poste interne / 3333

0534284888

raniah@kku.edu.sa

Directeur adjoint / Hassan Ahmed Hassan Al-Saeedi

Poste interne / 4903

0504780504

hasayedy@kku.edu.sa

Unité des documents permanents / Ali Mohammed Ahmed Majhali + Hassan Mohammed Jaber Ghazwani

Poste interne / 4875 Ali

Poste interne / 8191 Hassan

0507695670

hmjaber@kku.edu.sa

Unité des documents actifs et du traitement / Saeed bin Nasser bin Mousa Al-Muzhir + Khairiyah Dera’a Al-Qahtani

Poste interne / 4873 Saeed

Poste interne / 4993 Khairiyah

0535355571

snalmzhr@kku.edu.sa

Unité des documents semi-actifs / Khaled Ibrahim Hussein Al-Asiri + Hassan Yahya Al-Khaldi

Poste interne / 9795 Khaled

Poste interne / 9259 Hassan

0556965565

Unité des documents confidentiels / Abdullah Hassan Al-Fifi

Poste interne / 4929

0502509486

aalfifi@kku.edu.sa

Programme des documents numériques

Comptes des réseaux sociaux

Compte X (anciennement Twitter) : @CDFAKKU1
Chaîne YouTube :
E-mail : cdfa@kku.edu.sa

Codification universitaire

Pour consulter la codification universitaire 2024, ().

Sensibilisation à la culture documentaire

Superviser les sections rattachées et s’assurer de l’exécution de leurs tâches de réception et de prise en charge des documents provenant des administrations et des branches de l’université, conformément aux instructions en vigueur.
Superviser l’aménagement des lieux de conservation permanente et leur équipement en étagères, armoires et moyens de sécurité nécessaires.
Superviser la préparation et le transfert des documents à conservation permanente vers le Centre national des documents et des archives après l’expiration de leur durée de conservation au Centre, conformément aux règles et procédures approuvées.
Superviser l’élimination des documents à conservation temporaire après l’expiration de la durée prévue, conformément aux règles et procédures approuvées.
Suivre la coordination technique des missions de la commission permanente des documents et des commissions d’évaluation, d’élimination et de transfert.
Superviser la fourniture aux administrations, services et unités de l’université de copies de documents anciens en cas de besoin, conformément aux règles et procédures approuvées.
Suivre la réintégration des documents empruntés à leurs lieux de conservation conformément aux règles et procédures approuvées.
Permettre aux bénéficiaires externes à l’entité de consulter ou de تداول les documents conformément aux règles et procédures approuvées.
Superviser le transfert des documents à conservation permanente vers le Centre national des documents et des archives.
S’assurer de la validité, de la précision et de l’exhaustivité des données transmises au Centre national des documents et des archives concernant les documents de l’université.
Déterminer les besoins de l’unité en ressources humaines, équipements et matériels.
Présenter des rapports périodiques sur les réalisations de l’unité et les propositions appropriées pour son développement.
Toute autre mission confiée dans le cadre de ses attributions.

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