1. Unité des documents actifs :
1.1. Objectif général :
L’unité des documents actifs vise à assurer le suivi des documents durant leur présence dans les différentes unités organisationnelles de l’entité, avant leur transfert vers le Centre des documents et des archives, afin de garantir la sécurité du traitement conformément au système des documents et des archives, à ses règlements d’exécution, au plan de classification, ainsi qu’aux règles, procédures et listes de vedettes-matière approuvées.
1.2. Missions :
- Superviser les sections qui lui sont rattachées et s’assurer de l’exécution de leurs tâches conformément à ce qui est prévu.
- Superviser l’élaboration des règlements, règles et procédures régissant le travail au sein de la section.
- Superviser l’élaboration du plan de classification et de codification de l’université et de ses guides conformément au système des documents et des archives et à ses règlements d’exécution.
- Organiser les documents conformément au plan de classification et selon les règles, procédures et listes de vedettes-matière approuvées.
- Développer et mettre à jour les règles et procédures d’organisation des documents ainsi que les listes de vedettes-matière approuvées.
- Superviser la détermination des durées de conservation des documents en coopération avec la commission permanente des documents et en assurer le suivi.
- Superviser l’élaboration et la mise à jour du guide interne de codification de l’université et de ses branches, conformément à la codification des organismes gouvernementaux, en coopération avec l’administration du développement administratif de l’université et en coordination avec le Centre national.
- Suivre l’application du plan de classification et de codification par les différentes unités organisationnelles de l’entité.
- Déterminer les besoins de l’administration en ressources humaines, équipements et matériels.
- Présenter des rapports périodiques sur les réalisations de l’administration et les propositions appropriées pour son développement.
- Toute autre mission confiée dans le cadre de ses attributions.
2. Unité des documents semi-actifs
2.1 Objectif général :
L’unité des documents semi-actifs vise à prendre en charge les documents dans leur deuxième étape (semi-active) lors de leur transfert des unités organisationnelles où ils ont été créés vers le Centre des documents et des archives de l’université.
2.2. Missions :
- Superviser les sections rattachées et s’assurer de l’exécution de leurs tâches de réception et de prise en charge des documents provenant des administrations et des branches de l’entité, conformément aux instructions en vigueur.
- Superviser le choix des vedettes-matière pour les documents indexés conformément à la liste des vedettes-matière approuvée au Centre.
- Superviser la préparation des documents destinés à la numérisation et leur transfert vers l’unité de numérisation.
- Superviser l’organisation et la conservation des papiers et registres de travail.
- Fournir au service d’organisation des documents des propositions et idées liées aux opérations d’évaluation ainsi qu’aux guides de classification et de codification, issues de l’application pratique.
- Superviser la préparation des documents, leur numérisation et leur transfert vers l’unité de conservation.
- Participer aux commissions d’élimination et de transfert.
- Suivre les opérations de revue et d’audit des processus d’indexation, de numérisation, d’analyse, et de classification effectués sur les documents.
- S’assurer de l’exactitude des données et des documents et de leur conformité aux guides de classification et de codification ainsi qu’aux règles d’indexation.
- Compléter les manques et traiter les observations en coordination avec les administrations, services et unités compétents et concernés.
- Déterminer les besoins de l’administration en ressources humaines, équipements et matériels.
- Présenter des rapports périodiques sur les réalisations de l’administration et les propositions appropriées pour son développement.
- Toute autre mission confiée dans le cadre de ses attributions.
3. Unité des documents permanents :
3.1. Objectif général
L’unité des documents permanents vise à prendre en charge les documents dans leur troisième étape de vie (permanente) conformément au système des documents et des archives, à ses règlements d’exécution, au plan de classification, ainsi qu’aux règles, procédures et listes de vedettes-matière approuvées.
3.2. Missions :
- Superviser les sections rattachées et s’assurer de l’exécution de leurs tâches de réception et de prise en charge des documents provenant des administrations et des branches de l’université, conformément aux instructions en vigueur.
- Superviser l’aménagement des lieux de conservation permanente et leur équipement en étagères, armoires et moyens de sécurité nécessaires.
- Superviser la préparation et le transfert des documents à conservation permanente vers le Centre national des documents et des archives après l’expiration de leur durée de conservation au Centre, conformément aux règles et procédures approuvées.
- Superviser l’élimination des documents à conservation temporaire après l’expiration de la durée prévue, conformément aux règles et procédures approuvées.
- Suivre la coordination technique des missions de la commission permanente des documents et des commissions d’évaluation, d’élimination et de transfert.
- Superviser la fourniture aux administrations, services et unités de l’université de copies de documents anciens en cas de besoin, conformément aux règles et procédures approuvées.
- Suivre la réintégration des documents empruntés à leurs lieux de conservation conformément aux règles et procédures approuvées.
- Permettre aux bénéficiaires externes à l’entité de consulter ou de تداول les documents conformément aux règles et procédures approuvées.
- Superviser le transfert des documents à conservation permanente vers le Centre national des documents et des archives.
- S’assurer de la validité, de la précision et de l’exhaustivité des données transmises au Centre national des documents et des archives concernant les documents de l’université.
- Déterminer les besoins de l’unité en ressources humaines, équipements et matériels.
- Présenter des rapports périodiques sur les réalisations de l’unité et les propositions appropriées pour son développement.
- Toute autre mission confiée dans le cadre de ses attributions.
4. Unité des documents confidentiels
4.1. Objectif général :
L’unité des documents confidentiels vise à prendre en charge les documents à caractère confidentiel de l’entité, conformément au système des documents et des archives, à ses règlements d’exécution, au plan de classification, ainsi qu’aux règles, procédures et listes de vedettes-matière approuvées.
4.2. Missions
- Réceptionner, vérifier et prendre en charge les documents confidentiels.
- Numériser, indexer, classer et analyser les documents confidentiels.
- Saisir les informations nécessaires relatives aux documents confidentiels dans le programme de documentation automatisée.
- Réviser et auditer les travaux techniques relatifs aux documents confidentiels.
- Conserver les documents confidentiels dans leurs emplacements dédiés.
- Transférer les documents confidentiels conformément aux instructions en vigueur.
- Éliminer les documents confidentiels conformément aux instructions en vigueur.
- Fournir les documents confidentiels demandés conformément aux instructions en vigueur.
- Déterminer les besoins de l’administration en ressources humaines, équipements et matériels.
- Présenter des rapports périodiques sur les réalisations de l’administration et les propositions appropriées pour son développement.
- Toute autre mission confiée dans le cadre de ses attributions.
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