Le travail au Cabinet du Président se caractérise généralement par l'esprit d'équipe, avec des tâches claires et spécifiques pour chaque membre de l'équipe. Voici les désignations et principales fonctions des membres du Bureau du Président :
Directeur général du Bureau :
- Directeur, superviser et suivre toutes les activités et tâches du bureau.
- Examiner les demandes et les transactions remises au bureau avant d'être soumises au président.
- Recevoir les visiteurs et les clients et leur fournir assistance conformément aux règlements du bureau.
- Développer et promouvoir la performance administrative au bureau en fournissant un support et des programmes automatisés.
- Encourager et motiver les employés par le développement et l'innovation.
Secrétaire du Président :
- Répondre à tous les appels téléphoniques et courriels relatifs au Président.
- Effectuer les préparatifs de voyage tels que les réservations de vols et d'hôtels, etc. pour le président.
- Organiser les rendez-vous officiels du président.
- Organiser et suivi de la préparation des réunions internes et externes.
- Accueillir les clients et organiser leurs rendez-vous avec le Président.
Conseiller :
- Réviser les ordres qui lui sont transmis par le président.
- Participer aux comités de l'université à la demande du président.< /li>
- Toute autre activité qui lui est confiée par le Président.
Secrétaire de bureau :
- Aider à passer les appels téléphoniques à la demande du directeur général.
- Organiser les documents et rapports livrés au bureau.
- Organiser et suivre la préparation des réunions du Directeur Général.
- Recevoir les visiteurs et les assister de toutes les manières possibles.
Rédaction :< /h5>
- Rédiger les réponses aux pétitions et demandes remises au bureau du Président.
Communication administrative :
- Réception du courrier entrant et enregistrement dans le registre requis à l'aide du programme automatisé.
- Envoi de toute correspondance sortante aux organismes concernés après avoir conserver une copie de toute la correspondance entrante et sortante.
- Répondre aux questions des clients.
Bureau confidentiel :
Bureau confidentiel :
- Gérer toute la correspondance confidentielle entrante et sortante du bureau.
Suivi
Assurer le suivi des réponses aux transactions sortantes envoyées aux administrations et départements concernés, et veiller à ce qu’elles ne soient pas retardées.
Copier et imprimer les rapports et les lettres.
Garde et fournitures de bureau :
- Fournir les fournitures requises par le bureau.
- Suivi des questions financières concernant le bureau.
- Suivi des questions financières concernant le bureau.
- li>
- Suivi des dépenses conséquentes et des paiements anticipés du bureau.
Tenue des dossiers et archives :
- Conserver des copies de toutes les demandes et lettres entrantes et sortantes dans des fichiers spécifiés.
- Fournir au bureau toute documentation ou circulaire préalable, selon les besoins.
- Organiser et organiser le classement et assurer le suivi de la communication administrative électronique et de l'archivage.
