Les unités sont responsables de la mise en œuvre des missions et activités de l’administration dans ses deux volets : administratif et financier. Ces unités sont :
Unité du secrétariat, des communications, de l’archivage et du suivi :
Le nombre d’employés de cette unité doit être augmenté de 3, et ses missions sont les suivantes :
Exécuter les tâches de secrétariat.
Archiver les documents sous forme électronique et papier.
Assurer le suivi de toutes les transactions de l’administration et rédiger des rapports périodiques à leur sujet.
Suivre le rythme de réponse entre les unités universitaires et la correspondance de l’administration.
Examiner l’agenda futur du directeur et prendre les dispositions nécessaires.
Assurer un suivi rigoureux du rendement des employés de l’administration dans toutes les unités.
Unité d’analyse et de suivi des procédures administratives et financières :
Cette unité assure plusieurs missions, notamment l’étude, le développement et la réingénierie du système financier de l’université afin d’économiser le temps et les efforts et d’améliorer la qualité. Ses principales missions sont :
Suivre les procédures au sein du système financier de l’université.
Suivre les mises à jour, modifications ou corrections demandées sur la plateforme Etimad et le système financier.
Améliorer les procédures de planification financière et assurer leur transformation vers une automatisation complète.
Développer et améliorer les procédures internes de l’administration.
Étudier toute modification des procédures avec les différentes équipes de travail.
Unité de planification financière :
Cette unité vise à optimiser la planification des ressources financières de l’université conformément aux directives du budget de l’État et du Centre de réalisation de l’efficacité des dépenses. Ses missions sont :
Produire des données financières de haute qualité.
Préparer le projet de budget général de l’université.
Étudier les postes budgétaires et suivre les taux de dépenses.
Améliorer les rapports financiers émis par l’administration.
Réaliser des études sur les problématiques financières et proposer des solutions durables.
Assurer le suivi des contrats en cours d’exécution.
Participer avec l’équipe consultative à la gestion des projets.
Suivre les indicateurs de performance financière.
Unité des engagements et du suivi des postes budgétaires :
Cette unité est chargée de l’enregistrement des engagements financiers dans le cadre des postes budgétaires de l’université, conformément aux directives budgétaires de l’État. Ses missions sont :
Enregistrer les engagements financiers pour tous les postes budgétaires de manière appropriée.
Enregistrer toutes les transactions sans liquidité ou sans crédits dans le modèle « Situation de liquidité » publié sur Google Drive.
Mettre à jour les engagements relatifs aux contrats d’exploitation et de supervision dans le modèle correspondant sur Google Drive.
Mettre à jour les engagements relatifs aux postes de services dans le modèle correspondant sur Google Drive.
Mettre à jour le modèle « Rémunérations des employés » sur Google Drive.
Mettre à jour le modèle « Engagements temporaires » sur Google Drive.
Mettre à jour le modèle « Suivi des postes budgétaires » sur Google Drive.
Préparer des rapports hebdomadaires et bimensuels sur les engagements et leur suivi.
Unité d’analyse de la demande et d’efficacité des dépenses :
Cette unité vise à améliorer l’efficacité des dépenses en analysant les demandes et en évaluant leur adéquation avec les besoins réels à travers une équipe consultative spécialisée. Ses missions sont :
Étudier les contrats de projets et programmes en cours et assurer leur suivi financier et administratif.
Étudier les initiatives du plan stratégique et recommander leur approbation ou non.
Étudier les besoins en nouveaux contrats et les comparer aux contrats existants.
Préparer des modèles d’étude de faisabilité pour les contrats.
Élaborer des procédures de travail en coordination avec l’unité des procédures.
Unité des structures organisationnelles :
Ses missions sont :
Conformer toutes les fonctions aux exigences du Ministère des Ressources Humaines et du Développement Social.
Réserver les postes pour le recrutement, la promotion et la contractualisation.
Enregistrer et suivre les postes mis à jour et les notifier aux autorités compétentes.
Compléter les procédures de promotion selon les règlements.
Mettre en œuvre les procédures de mobilité fonctionnelle.
Compléter les procédures de modification des postes.
Fournir aux entités internes des statistiques et rapports.
Préparer les listes des postes éligibles à la promotion.
Suivre les décisions non appliquées et corriger les données du système.
Enregistrer et mettre à jour les données via le système Tawtheeq.
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