Portefeuilles

Inventory Control - Université du Roi Khalid

Objectif général et tâches administratives

Objectif général

Assurer le contrôle des mouvements des articles dans les entrepôts du service et veiller à ce qu'il n'y ait ni surplus ni pénurie des articles stockés.

Tâches administratives

Exécuter tous les travaux de supervision définis dans les règles et procédures des entrepôts gouvernementaux, enregistrer les articles entrants et sortants, suivre et enregistrer les engagements personnels et administratifs dans toutes les unités de l'université, et s'assurer qu'il n'y ait ni surplus ni pénurie des articles stockés.

Vision, Mission et Objectifs

Vision

Nous visons à fournir un service de surveillance des stocks distingué et de haute qualité dans les unités universitaires, tout en assurant la satisfaction des employés et des visiteurs.

Mission

Nous nous engageons à maintenir les stocks de toutes les unités universitaires en termes de quantité et de qualité, à œuvrer pour la rationalisation des dépenses et à développer la qualité du service fourni en modélisant le travail conformément aux règles et procédures des entrepôts gouvernementaux.

Objectifs

Garantir le respect des règles et procédures des entrepôts gouvernementaux dans toutes les unités universitaires.
Maintenir les niveaux de stock et de sécurité conformément aux règles et procédures des entrepôts gouvernementaux.
Garantir l'intégrité du circuit documentaire lors du stockage, de la distribution et de la réception.
Assurer la sécurité du produit jusqu'à ce qu'il atteigne le demandeur de service et jusqu'à sa mise hors service.

Responsabilités

Tâches générales :

Gérer toutes les opérations de sécurité et de sûreté à l'université, travailler à prévenir les accidents, les gérer lorsqu'ils se produisent et atténuer leurs conséquences.
Mener des enquêtes préliminaires sur les problèmes et incidents survenant à l'université, qu'ils soient signalés par les responsables ou détectés par le service de sécurité et de sûreté.
Organiser et surveiller les entrées et sorties de l'université et de ses unités, et vérifier l'identité des personnes si nécessaire.
Délivrer des autorisations d'entrée à l'université, à ses installations et unités, que ce soit pour les personnes ou les véhicules.
Superviser la circulation, organiser le stationnement et identifier les infractions au code de la route conformément à la réglementation en vigueur.
Surveiller les employés et travailleurs des entreprises opérant dans l'université, ainsi que les visiteurs, dans les limites de leurs compétences.
Préparer les plannings des agents de sécurité pendant les jours ouvrables, les jours fériés et les vacances.
Participer à l'organisation des événements et activités en coopération avec tous les services concernés.

Sécurité universitaire :

Le concept de sécurité universitaire consiste à maintenir la stabilité sécuritaire des installations et bâtiments, protéger leurs biens contre le vandalisme, le sabotage ou le vol, assurer la sécurité de tous les employés et visiteurs de l'université, y compris les étudiants, les visiteurs et les invités, et effectuer une surveillance régulière pour prévenir les accidents.

Tâches de la sécurité universitaire :

Inspecter et surveiller tous les objets entrant ou sortant de l'université et vérifier l'identité des expéditeurs et des destinataires.
Réceptionner les objets trouvés, les annoncer et les restituer à leurs propriétaires.
Répartir le personnel de sécurité dans les bâtiments de l'université.
Participer à l'organisation des événements et activités universitaires en collaboration avec les services concernés.
Préparer les plannings des agents de sécurité de l'université.
Gérer toutes les opérations de sécurité de l'université, prévenir les accidents, les gérer lorsqu'ils se produisent et atténuer leurs effets.
Mener des enquêtes de terrain sur les incidents survenant à l'université, qu'ils soient signalés par les responsables ou détectés par l'administration de sécurité.
Organiser et surveiller les entrées et sorties de l'université et de ses unités, et vérifier l'identité des personnes si nécessaire.

Département du contrôle des stocks

Détenir la fiche de contrôle des articles, équivalente à la fiche d'article dans l'entrepôt.
Conserver les documents relatifs aux restrictions des engagements.
Effectuer périodiquement des rapprochements des soldes d'entrepôt ou des comptes des secteurs.
Inventorier et suivre les articles destinés à être vendus, réparés ou détruits.
Déterminer les niveaux de stockage des articles comme suit :

Le niveau minimum correspond au solde de l'article en dessous duquel il ne doit pas descendre lors des sorties.
Le point de commande est le niveau auquel, si le solde est atteint, il faut passer une nouvelle commande afin d’éviter d’atteindre le niveau minimum non dépassable lors des sorties.
Le niveau maximum est le solde qu’il ne faut pas dépasser afin d’éviter une augmentation de la valeur de l’article.

Participer avec d'autres parties à la sécurisation des besoins des différents secteurs en actifs et vérifier leur besoin réel sans excédent.
Analyser les stocks et en tirer des conclusions pour prévoir les besoins futurs en actifs des secteurs.
Fournir aux autorités compétentes les données et informations nécessaires sur les entrepôts en cas de pénurie, perte, dommage, etc., telles que l'estimation des besoins annuels.
Participer avec les comités à la détermination des taux d’approvisionnement des régions et des bâtiments, selon les cas.
Analyser les données sur les stocks stagnants et empilés et formuler des recommandations à leur sujet.
Déterminer les besoins de stockage ou de sortie directe des articles.
Effectuer un rapprochement mensuel des soldes réels de certains articles dans les entrepôts avec ceux enregistrés dans les fiches de contrôle des articles pour vérifier la régularité des enregistrements.
Limiter le nombre de stocks similaires selon les normes fixées par l’Organisation Saoudienne des Normes, de la Métrologie et de la Qualité.
Préparer des données sur la valeur des déficits et des excédents des soldes d’articles selon les formulaires et rapports des comités d’inventaire ou les rapports de l’Office général de contrôle.
Étudier les rapports d'inventaire, extraire les soldes et leur attribuer une valeur à la fin de chaque exercice fiscal.

Départements

Département des engagements

Le système des engagements gère les articles permanents remis aux employés. Ces articles permanents sont appelés « engagement » et le système conserve une base de données des engagements et de leurs détenteurs. Il fournit également un historique complet des transactions effectuées, y compris la remise de l'engagement à l'employé, son transfert d'un employé à un autre et sa restitution.

Le système des engagements gouvernementaux est un système d'information intégré, car il est automatiquement lié au système des affaires du personnel afin de vérifier si un engagement existe pour un employé, empêchant ainsi tout transfert, promotion ou clôture de dossier tant que l'engagement n'a pas été restitué.

Pour cela, le système administratif vise à faciliter la gestion des engagements en respectant les points suivants :

Suivi complet des nominations et des opérations effectuées sur les employés.
Entrée des données et soldes des employés lors du lancement initial du système.
Enregistrement du contenu des bâtiments et bureaux en tant qu’engagement fixe, et affectation à un employé ou un département.
Intégration automatique et enregistrement des engagements sur la base des demandes de distribution ou des bons de réception après validation par le contrôle des stocks.
Suivi et impression des cartes d'engagement, des transactions d'enregistrement, de transfert et de restitution, ainsi que consultation de l’état d’un engagement à une date donnée.
Deux types de transfert existent (temporaire et permanent), et le système alerte en cas de transfert temporaire avec la date de restitution à son détenteur initial.
Connexion aux affaires du personnel pour enregistrer les engagements et imprimer un rapport des employés dont les services vont se terminer et qui détiennent un engagement.
Impression de rapports et consultation des engagements par catégorie, employé, lieu, entité, etc.
Rechercher une catégorie dans les engagements et afficher tous les détenteurs de cette catégorie.
Identifier les demandes de distribution et les bons de réception contenant des articles permanents non encore enregistrés en tant qu’engagements.

Rapports des engagements

Afficher les soldes des engagements par employé.
Afficher les soldes des engagements par catégorie.
Afficher les engagements par catégorie.
Afficher les engagements par employé.
Afficher la liste des engagements par employé/bâtiment/département.
Afficher les transactions de la garde par date.
Afficher les mouvements de la garde par employé.
Afficher une liste des articles permanents distribués et non enregistrés comme dépôt.
Afficher une liste des articles permanents figurant dans les enregistrements de réception et non enregistrés comme dépôt.