1. Catalogage des actifs universitaires et création d'une base de données électronique
• Cataloguer tous les actifs physiques de l'université.
• Créer une base de données à l’aide du logiciel Maximo.
• Saisir toutes les données des actifs dans la base de données de l’Autorité générale des biens de l’État.
• Fournir au centre de documentation et d'archives de l'université les documents officiels de propriété et les dossiers liés à la gestion des actifs.
2. Surveillance des actifs et installations universitaires
• Effectuer des inspections mensuelles sur le terrain des terrains et bâtiments universitaires à Abha et dans les districts environnants.
• Documenter les inspections mensuelles à l'aide de rapports périodiques.
• Signaler immédiatement toute violation constatée des biens universitaires.
• Informer directement l'autorité compétente pour engager les mesures légales nécessaires.
• Coordonner avec les autorités concernées de la région d'Asir pour traiter les violations.
3. Délivrance des permis de construction sur les terrains universitaires
• Recevoir les demandes des entités internes souhaitant lancer des constructions sur les terrains universitaires.
• Soumettre les demandes aux autorités officielles compétentes après avoir obtenu les autorisations nécessaires.
• Demander les services essentiels tels que l'électricité, l'eau et l'aménagement paysager après approbation.
• Informer les autorités officielles par des rapports à la fin des projets de construction.
4. Obtention et mise à jour des titres de propriété
• Commander des études hydrologiques et des levés topographiques pour les propriétés nécessitant des titres.
• Suivre les travaux des bureaux d'ingénierie chargés de ces tâches.
• Effectuer le suivi auprès des organismes gouvernementaux pour finaliser les procédures d’acquisition des titres.
• Mettre à jour la base de données en conséquence.
5. Transfert de propriété à l'université
• Suivre les donateurs ou vendeurs de terrains et bâtiments.
• Soumettre les demandes aux organismes gouvernementaux pour le transfert de propriété et suivre leur avancement.
• Obtenir les documents de propriété après avoir finalisé les procédures réglementaires.
• Mettre à jour la base de données en conséquence.
6. Attribution de terrains à usage universitaire
• Identifier les emplacements appropriés pour les activités universitaires.
• Soumettre des demandes aux autorités concernées pour l’attribution de ces sites.
• Assurer le suivi jusqu’à l’obtention des approbations et la réception des sites conformément aux procédures légales.
• Mettre à jour la base de données en conséquence.
7. Fourniture de recommandations et de stratégies d’utilisation
• Travailler avec les départements universitaires concernés pour optimiser l’utilisation des sites disponibles.
• Proposer des recommandations sur l'utilisation des actifs et assurer le suivi auprès des autorités compétentes.
8. Revue des administrations et organismes concernés
• Examiner les relations avec tous les organismes gouvernementaux et agences en rapport avec les actifs universitaires.
• Assurer le suivi avec ces entités et informer l’autorité compétente.
• Escalader le dossier à la direction universitaire si un appui est nécessaire.
• Demander les autorisations nécessaires pour permettre au personnel d’interagir avec les entités externes.
9. Résolution des litiges relatifs aux actifs universitaires
• Proposer des solutions adaptées aux différends conformément aux règlements.
• Demander des orientations pour négocier avec les parties concernées dans le cadre réglementaire.
• Organiser des réunions de médiation pour régler les différends conformément aux instructions reçues.
10. Fourniture de rapports descriptifs et périodiques sur les biens universitaires
• Surveiller les actifs universitaires à travers des inspections de terrain et des rapports internes.
• Présenter des rapports périodiques sur l’état des biens universitaires.
• Demander la formation d'une équipe d'ingénierie ou recruter un cabinet spécialisé pour évaluer les conditions des propriétés si nécessaire.
• Fournir aux autorités compétentes les rapports nécessaires accompagnés de recommandations.
11. Participation aux comités concernés
• Désigner le personnel pour siéger aux comités liés aux missions de la Direction.
• Examiner les rôles et responsabilités des membres des comités.
• Fournir les ressources nécessaires pour soutenir les travaux des comités.
• Mettre en œuvre les recommandations des comités après validation par l’autorité compétente.
12. Préservation des documents officiels et des archives légales
• Trier les documents officiels et les archives légales liés aux actifs universitaires.
• Créer un dossier pour chaque actif selon sa catégorie.
• Conserver des copies des plans et levés topographiques.
• Archiver ces documents sous forme électronique.
13. Assurance des actifs physiques de l’université
• Soumettre des demandes de couverture d’assurance pour les actifs universitaires.
• Suivre les procédures liées à l'assurance.
• Sélectionner la meilleure offre d’assurance pour assurer une protection complète et préserver la valeur monétaire des actifs.
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