Site web officiel du gouvernement saoudien

Les liens vers les sites web officiels du gouvernement saoudien se terminent par edu.sa

Tous les liens vers les sites web éducatifs officiels du Royaume d'Arabie saoudite se terminent par .sch.sa ou .edu.sa

Les sites web gouvernementaux utilisent le protocole HTTPS pour le chiffrement et la sécurité.

Les sites web sécurisés du Royaume d'Arabie saoudite utilisent le protocole HTTPS pour le chiffrement.

Enregistré auprès de l'Autorité du gouvernement numérique sous le numéro :

20230103200

Accueil

Portefeuilles

Centre des documents et des archives - Université du Roi Khalid

À propos du Centre

Vision :
Atteindre l’excellence dans la gestion des documents et des archives à l’Université King Khalid, conformément aux meilleures pratiques et aux normes nationales et internationales.

Mission :
Gérer les documents et les archives de manière efficace et organisée, garantissant leur conservation, leur accessibilité et le soutien aux processus administratifs et académiques de l’université.

Création :
Le Centre des documents et des archives de l’Université King Khalid a été créé en 1429 H, sur la base de la décision du Conseil des ministres n° 139 du 4/8/1427 H, approuvant les recommandations du comité ministériel chargé d’étudier la manière de traiter et de faire circuler les documents officiels dans les organismes gouvernementaux.

Objectifs :
La création du Centre vise à appliquer le système des documents et des archives, ses règlements d’exécution et les plans liés aux documents à travers ce qui suit :

Collecter, organiser et conserver les documents
Faciliter l’accès aux documents en cas de besoin
Œuvrer à réduire la production de documents inutiles afin d’économiser le temps, les efforts et les coûts.
Améliorer la qualité des documents et standardiser les documents similaires afin de faciliter la performance et l’automatisation du travail administratif.
Promouvoir la culture documentaire parmi les employés du Centre en particulier et de l’université en général.

Missions du Centre

Coordination et intégration avec le Centre national des documents et des archives afin d’assurer le service des documents et leur intégrité.
Indexation, numérisation, analyse, classification, codification, conservation et maintenance des documents de l’université conformément aux règlements, aux lois et aux plans de classification et de codification des documents.
Fournir aux bénéficiaires les documents, informations et données nécessaires conformément aux instructions régissant cette activité.
Coordination avec les entités compétentes de l’université pour former et qualifier le personnel du Centre dans son domaine de spécialisation.
Coordination administrative et technique des travaux de la Commission permanente des documents, des commissions d’évaluation, des commissions d’élimination et des commissions de transfert.
Documentation de l’évolution historique de l’université, de ses règlements, de ses lois, de ses plans, de ses programmes, de ses projets ainsi que de ses structures administratives et procédurales.
Œuvrer à l’aménagement des lieux de conservation des documents et à la mise à disposition de moyens appropriés pour leur préservation et leur protection.
Suivi et évaluation de l’application des systèmes de documents, de leurs règlements et de leurs guides par les unités administratives de l’université.
Travailler avec les départements compétents pour établir des normes objectives et formelles pour les documents, standardiser les documents similaires, éviter la production de documents inutiles et coordonner avec le Centre national des documents et des archives à cet égard.
Déterminer les besoins administratifs et financiers du Centre afin de les intégrer au budget annuel de l’université.
Élaborer les plans et programmes de travail annuels et quinquennaux du Centre.
Toute autre mission confiée dans le cadre de ses attributions.

Les unités et leurs missions

1. Unité des documents actifs :

1.1. Objectif général :

L’unité des documents actifs vise à assurer le suivi des documents durant leur présence dans les différentes unités organisationnelles de l’entité, avant leur transfert vers le Centre des documents et des archives, afin de garantir la sécurité du traitement conformément au système des documents et des archives, à ses règlements d’exécution, au plan de classification, ainsi qu’aux règles, procédures et listes de vedettes-matière approuvées.

1.2. Missions :

Superviser les sections qui lui sont rattachées et s’assurer de l’exécution de leurs tâches conformément à ce qui est prévu.
Superviser l’élaboration des règlements, règles et procédures régissant le travail au sein de la section.
Superviser l’élaboration du plan de classification et de codification de l’université et de ses guides conformément au système des documents et des archives et à ses règlements d’exécution.
Organiser les documents conformément au plan de classification et selon les règles, procédures et listes de vedettes-matière approuvées.
Développer et mettre à jour les règles et procédures d’organisation des documents ainsi que les listes de vedettes-matière approuvées.
Superviser la détermination des durées de conservation des documents en coopération avec la commission permanente des documents et en assurer le suivi.
Superviser l’élaboration et la mise à jour du guide interne de codification de l’université et de ses branches, conformément à la codification des organismes gouvernementaux, en coopération avec l’administration du développement administratif de l’université et en coordination avec le Centre national.
Suivre l’application du plan de classification et de codification par les différentes unités organisationnelles de l’entité.
Déterminer les besoins de l’administration en ressources humaines, équipements et matériels.
Présenter des rapports périodiques sur les réalisations de l’administration et les propositions appropriées pour son développement.
Toute autre mission confiée dans le cadre de ses attributions.

2. Unité des documents semi-actifs

2.1 Objectif général :

L’unité des documents semi-actifs vise à prendre en charge les documents dans leur deuxième étape (semi-active) lors de leur transfert des unités organisationnelles où ils ont été créés vers le Centre des documents et des archives de l’université.

2.2. Missions :

Superviser les sections rattachées et s’assurer de l’exécution de leurs tâches de réception et de prise en charge des documents provenant des administrations et des branches de l’entité, conformément aux instructions en vigueur.
Superviser le choix des vedettes-matière pour les documents indexés conformément à la liste des vedettes-matière approuvée au Centre.
Superviser la préparation des documents destinés à la numérisation et leur transfert vers l’unité de numérisation.
Superviser l’organisation et la conservation des papiers et registres de travail.
Fournir au service d’organisation des documents des propositions et idées liées aux opérations d’évaluation ainsi qu’aux guides de classification et de codification, issues de l’application pratique.
Superviser la préparation des documents, leur numérisation et leur transfert vers l’unité de conservation.
Participer aux commissions d’élimination et de transfert.
Suivre les opérations de revue et d’audit des processus d’indexation, de numérisation, d’analyse, et de classification effectués sur les documents.
S’assurer de l’exactitude des données et des documents et de leur conformité aux guides de classification et de codification ainsi qu’aux règles d’indexation.
Compléter les manques et traiter les observations en coordination avec les administrations, services et unités compétents et concernés.
Déterminer les besoins de l’administration en ressources humaines, équipements et matériels.
Présenter des rapports périodiques sur les réalisations de l’administration et les propositions appropriées pour son développement.
Toute autre mission confiée dans le cadre de ses attributions.

3. Unité des documents permanents :

3.1. Objectif général

L’unité des documents permanents vise à prendre en charge les documents dans leur troisième étape de vie (permanente) conformément au système des documents et des archives, à ses règlements d’exécution, au plan de classification, ainsi qu’aux règles, procédures et listes de vedettes-matière approuvées.

3.2. Missions :

Superviser les sections rattachées et s’assurer de l’exécution de leurs tâches de réception et de prise en charge des documents provenant des administrations et des branches de l’université, conformément aux instructions en vigueur.
Superviser l’aménagement des lieux de conservation permanente et leur équipement en étagères, armoires et moyens de sécurité nécessaires.
Superviser la préparation et le transfert des documents à conservation permanente vers le Centre national des documents et des archives après l’expiration de leur durée de conservation au Centre, conformément aux règles et procédures approuvées.
Superviser l’élimination des documents à conservation temporaire après l’expiration de la durée prévue, conformément aux règles et procédures approuvées.
Suivre la coordination technique des missions de la commission permanente des documents et des commissions d’évaluation, d’élimination et de transfert.
Superviser la fourniture aux administrations, services et unités de l’université de copies de documents anciens en cas de besoin, conformément aux règles et procédures approuvées.
Suivre la réintégration des documents empruntés à leurs lieux de conservation conformément aux règles et procédures approuvées.
Permettre aux bénéficiaires externes à l’entité de consulter ou de تداول les documents conformément aux règles et procédures approuvées.
Superviser le transfert des documents à conservation permanente vers le Centre national des documents et des archives.
S’assurer de la validité, de la précision et de l’exhaustivité des données transmises au Centre national des documents et des archives concernant les documents de l’université.
Déterminer les besoins de l’unité en ressources humaines, équipements et matériels.
Présenter des rapports périodiques sur les réalisations de l’unité et les propositions appropriées pour son développement.
Toute autre mission confiée dans le cadre de ses attributions.

4. Unité des documents confidentiels

4.1. Objectif général :

L’unité des documents confidentiels vise à prendre en charge les documents à caractère confidentiel de l’entité, conformément au système des documents et des archives, à ses règlements d’exécution, au plan de classification, ainsi qu’aux règles, procédures et listes de vedettes-matière approuvées.

4.2. Missions

Réceptionner, vérifier et prendre en charge les documents confidentiels.
Numériser, indexer, classer et analyser les documents confidentiels.
Saisir les informations nécessaires relatives aux documents confidentiels dans le programme de documentation automatisée.
Réviser et auditer les travaux techniques relatifs aux documents confidentiels.
Conserver les documents confidentiels dans leurs emplacements dédiés.
Transférer les documents confidentiels conformément aux instructions en vigueur.
Éliminer les documents confidentiels conformément aux instructions en vigueur.
Fournir les documents confidentiels demandés conformément aux instructions en vigueur.
Déterminer les besoins de l’administration en ressources humaines, équipements et matériels.
Présenter des rapports périodiques sur les réalisations de l’administration et les propositions appropriées pour son développement.
Toute autre mission confiée dans le cadre de ses attributions.