1. Unidad de Documentos Activos:
1.1. Objetivo general:
La Unidad de Documentos Activos tiene como objetivo atender los documentos durante el período en que se encuentran en las distintas unidades organizativas de la entidad, antes de su traslado al Centro de Documentos y Archivos, a fin de garantizar la correcta gestión conforme al sistema de documentos y archivos, sus reglamentos ejecutivos, el plan de clasificación, las normas y procedimientos, y las listas de encabezamientos de materia aprobadas.
1.2. Funciones:
- Supervisar los departamentos vinculados y asegurarse de que realicen sus tareas conforme a lo planificado.
- Supervisar la elaboración de reglamentos, normas y procedimientos que regulan el trabajo en la unidad.
- Supervisar la elaboración del plan de clasificación y codificación de la universidad y sus manuales conforme al sistema de documentos y archivos y sus reglamentos ejecutivos.
- Organizar los documentos de acuerdo con el plan de clasificación y conforme a las normas, procedimientos y listas de encabezamientos de materia aprobadas.
- Desarrollar y actualizar las normas y procedimientos de organización documental y las listas de encabezamientos de materia aprobadas.
- Supervisar la determinación de los plazos de conservación de los documentos en coordinación con el Comité Permanente de Documentos y realizar su seguimiento.
- Supervisar la elaboración y actualización del manual interno de codificación de la universidad y sus ramas conforme a la codificación de los organismos gubernamentales, en cooperación con la Dirección de Desarrollo Administrativo de la universidad y en coordinación con el Centro Nacional.
- Dar seguimiento a la aplicación del plan de clasificación y codificación por las distintas unidades organizativas.
- Determinar las necesidades del departamento en recursos humanos, equipos y materiales.
- Presentar informes periódicos sobre los logros del departamento y propuestas adecuadas para su desarrollo.
- Cualquier otra tarea asignada dentro de su ámbito de competencia.
2. Unidad de Documentos de Actividad Media
2.1 Objetivo general:
La Unidad de Documentos de Actividad Media tiene como objetivo cuidar los documentos en su segunda etapa (actividad media) cuando se trasladan desde las unidades organizativas en las que se originaron al Centro de Documentos y Archivos de la universidad.
2.2. Funciones:
- Supervisar los departamentos vinculados y asegurar el desempeño de sus tareas en la recepción y asunción de documentos provenientes de las direcciones y sucursales conforme a las instrucciones reguladoras.
- Supervisar la selección de encabezamientos de materia para los documentos indexados conforme a la lista aprobada en el Centro.
- Supervisar la preparación de los documentos destinados al escaneo electrónico y su traslado a la unidad de escaneo electrónico.
- Supervisar la organización y conservación de los papeles y registros de trabajo.
- Proporcionar a la Sección de Organización Documental propuestas e ideas relacionadas con los procesos de evaluación y los manuales de clasificación y codificación que resulten de la aplicación práctica.
- Supervisar la preparación de los documentos, su escaneo electrónico y su traslado a la unidad de conservación.
- Participar en los comités de eliminación y traslado.
- Dar seguimiento a la revisión y auditoría de los procesos de indexación, escaneo, análisis, e clasificación que se realizan sobre los documentos.
- Verificar la exactitud de los datos y documentos y su conformidad con los manuales de clasificación y codificación y las reglas de indexación.
- Completar las carencias y tratar las observaciones en coordinación con las direcciones, departamentos y unidades competentes y relacionadas.
- Determinar las necesidades del departamento en recursos humanos, equipos y materiales.
- Presentar informes periódicos sobre los logros y propuestas de mejora.
- Cualquier otra tarea que se le asigne dentro de su ámbito de competencia.
3. Unidad de Documentos Permanentes:
3.1. Objetivo general
La Unidad de Documentos Permanentes tiene como objetivo cuidar los documentos en su tercera etapa (permanente) conforme al sistema de documentos y archivos, sus reglamentos ejecutivos, el plan de clasificación, las normas y procedimientos, y las listas de encabezamientos de materia aprobadas.
3.2. Funciones:
- Supervisar los departamentos vinculados y asegurar el desempeño de sus tareas en la recepción y asunción de documentos provenientes de las direcciones y sucursales de la universidad conforme a las instrucciones reguladoras.
- Supervisar la adecuación de los lugares de conservación permanente y equiparlos con las estanterías, armarios y medios de seguridad necesarios.
- Supervisar la preparación y el traslado de los documentos de conservación permanente al Centro Nacional de Documentos y Archivos tras la finalización del período de conservación en el Centro, conforme a las normas y procedimientos aprobados.
- Supervisar la eliminación de los documentos de conservación temporal tras finalizar el plazo establecido, conforme a las normas y procedimientos aprobados.
- Dar seguimiento a la coordinación técnica de las tareas del Comité Permanente de Documentos y de los comités de evaluación, eliminación y traslado.
- Supervisar el suministro de copias de documentos antiguos a las direcciones, departamentos y unidades de la universidad cuando sea necesario, conforme a las normas y procedimientos aprobados.
- Dar seguimiento a la devolución de los documentos prestados a sus lugares de conservación, conforme a las normas y procedimientos aprobados.
- Trabajar para permitir a los beneficiarios externos a la entidad consultar o تداول los documentos conforme a las normas y procedimientos aprobados.
- Supervisar el traslado de los documentos de conservación permanente al Centro Nacional de Documentos y Archivos.
- Verificar la validez, precisión y completitud de los datos proporcionados al Centro Nacional de Documentos y Archivos sobre los documentos de la universidad.
- Determinar las necesidades de la unidad en recursos humanos, equipos y materiales.
- Presentar informes periódicos sobre los logros de la unidad y propuestas adecuadas para su desarrollo.
- Cualquier otra tarea asignada dentro de su ámbito de competencia.
4. Unidad de Documentos Confidenciales
4.1. Objetivo general:
La Unidad de Documentos Confidenciales tiene como objetivo atender los documentos de carácter confidencial de la entidad conforme al sistema de documentos y archivos, sus reglamentos ejecutivos, el plan de clasificación, las normas y procedimientos, y las listas de encabezamientos de materia aprobadas.
4.2. Funciones
- Recibir, revisar y asumir los documentos confidenciales.
- Escanear, indexar, clasificar y analizar los documentos confidenciales.
- Introducir la información necesaria sobre los documentos confidenciales en el sistema automatizado de documentación.
- Revisar y auditar los trabajos técnicos de los documentos confidenciales.
- Conservar los documentos confidenciales en sus lugares asignados.
- Trasladar los documentos confidenciales conforme a las instrucciones reguladoras.
- Eliminar los documentos confidenciales conforme a las instrucciones reguladoras.
- Proporcionar los documentos confidenciales requeridos conforme a las instrucciones reguladoras.
- Determinar las necesidades del departamento en recursos humanos, equipos y materiales.
- Presentar informes periódicos sobre los logros del departamento y propuestas adecuadas para su desarrollo.
- Cualquier otra tarea asignada dentro de su ámbito de competencia.
