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Inventory Control - Universidad Rey Khalid

Objetivo general y tareas administrativas

Objetivo general

Garantizar el control sobre el movimiento de los artículos en los almacenes del departamento y asegurar que no haya excedentes ni faltantes de los artículos almacenados.

Tareas administrativas

Realizar todas las labores de supervisión establecidas en las normas y procedimientos de los almacenes gubernamentales, registrar los artículos entrantes y salientes, seguir y registrar los compromisos personales y administrativos en todas las unidades de la universidad, y asegurar que no haya excedentes ni faltantes de los artículos almacenados.

Visión, Misión y Objetivos

Visión

Buscamos brindar un servicio distinguido y de alta calidad en el control de inventarios en las unidades universitarias, logrando la satisfacción de los trabajadores y visitantes.

Misión

Estamos comprometidos a mantener el inventario de todas las unidades universitarias en términos de cantidad y calidad, trabajando para racionalizar el gasto y desarrollar la calidad del servicio ofrecido mediante la organización del trabajo conforme a las reglas y procedimientos de los almacenes gubernamentales.

Objetivos

Garantizar el cumplimiento de las reglas y procedimientos de los almacenes gubernamentales en todas las unidades universitarias.
Mantener los niveles de inventario y seguridad de acuerdo con las reglas y procedimientos de los almacenes gubernamentales.
Garantizar la integridad del ciclo documental en los procesos de almacenamiento, distribución y recepción.
Garantizar la seguridad del producto hasta que llegue al solicitante del servicio y hasta su disposición final.

Responsabilidades

Tareas generales:

Gestionar todas las operaciones de seguridad y protección en la universidad, trabajar en la prevención de accidentes, atenderlos cuando ocurran y mitigar sus daños.
Realizar investigaciones iniciales sobre los problemas e incidentes que ocurren en la universidad, ya sean remitidos por las autoridades universitarias o detectados por la Administración de Seguridad y Protección.
Organizar y supervisar las entradas y salidas de la universidad y sus unidades, verificando la identidad de las personas cuando sea necesario.
Emitir permisos de entrada a la universidad, sus instalaciones y unidades, tanto para personas como para vehículos.
Supervisar el flujo del tráfico, organizar el estacionamiento e identificar infracciones de tráfico respetando las regulaciones aplicables.
Supervisar a los empleados y trabajadores de las empresas e instituciones que operan dentro de la universidad, así como a los visitantes, dentro de su jurisdicción.
Preparar los turnos de los guardias de seguridad durante los días laborables, festivos y períodos vacacionales.
Participar en la organización de eventos y actividades en colaboración con los departamentos correspondientes.

Seguridad universitaria:

El concepto de seguridad universitaria implica mantener la estabilidad de la seguridad de las instalaciones y edificios, proteger sus bienes contra actos vandálicos, sabotajes o robos, garantizar la seguridad de todos los empleados y visitantes de la universidad, incluidos estudiantes, visitantes y huéspedes, y realizar monitoreos regulares para prevenir accidentes.

Tareas de la seguridad universitaria:

Inspeccionar y supervisar todos los artículos que entran o salen de la universidad y verificar la identidad del remitente y del receptor.
Recibir los objetos perdidos cuando se encuentren, anunciarlos y devolverlos a sus propietarios.
Distribuir al personal de seguridad en los edificios universitarios.
Participar en la organización de eventos y actividades universitarias en colaboración con los departamentos pertinentes.
Preparar los turnos del personal de seguridad de la universidad.
Gestionar todas las operaciones de seguridad de la universidad, trabajar en la prevención de accidentes, atenderlos cuando ocurran y mitigar sus daños.
Realizar investigaciones de campo sobre los problemas e incidentes ocurridos en la universidad, ya sean remitidos por autoridades universitarias o detectados por la Administración de Seguridad.
Organizar y supervisar las entradas y salidas de la universidad y sus unidades, verificando la identidad de las personas cuando sea necesario.

Departamento de Control de Inventarios

Tener la tarjeta de control de artículos, equivalente a la tarjeta del almacén.
Conservar los documentos de restricciones de compromisos.
Realizar conciliaciones periódicas de los saldos de almacén o cuentas del sector.
Inventariar y hacer seguimiento de los artículos que se decida vender, reparar o destruir.
Determinar los niveles de almacenamiento de los artículos de la siguiente manera:

El nivel mínimo es el saldo que no debe ser superado cuando se realicen retiros.
El punto de pedido es el saldo que, al alcanzarse, debe volver a solicitarse para evitar que se llegue al mínimo permitido.
El nivel máximo es el saldo que no debe ser excedido para evitar un aumento en el valor del artículo.

Participar con otros sectores en asegurar los activos necesarios, verificando su necesidad real y evitando excedentes.
Analizar los inventarios y extraer conclusiones para prever las necesidades futuras de activos de los sectores.
Proporcionar a las autoridades pertinentes los datos e información necesarios sobre los almacenes en caso de escasez, pérdida, daño, etc., como la estimación de necesidades anuales.
Participar con comités en la determinación de las tasas de suministro para las regiones y edificios según corresponda.
Examinar los datos sobre inventario obsoleto o acumulado y hacer recomendaciones al respecto.
Determinar si almacenar los artículos o distribuirlos directamente.
Realizar conciliaciones mensuales de los saldos reales de algunos artículos con los registrados en las tarjetas de control para verificar la regularidad de los registros.
Limitar el número de existencias similares según los estándares establecidos por la Organización Saudita de Normalización, Metrología y Calidad.
Preparar datos sobre los déficits y excedentes de inventario según los formularios y los informes de los comités de inventario o de la Oficina General de Auditoría.
Estudiar los informes de inventario, extraer los saldos e indicar su valor al final de cada ejercicio fiscal.

Departamentos

Departamento de Custodia

El sistema de custodia gestiona los artículos permanentes entregados a los empleados. Estos artículos se denominan “custodia” y el sistema mantiene una base de datos de las custodias y sus propietarios. También proporciona un registro histórico completo de las transacciones realizadas sobre la custodia, incluyendo la entrega, transferencia entre empleados y devolución.

El sistema gubernamental de custodia es un sistema de información integrado, ya que estará automáticamente vinculado con el sistema de asuntos de personal para verificar si los empleados poseen alguna custodia, evitando así su traslado, ascenso o baja hasta que se haya devuelto la custodia.

Para lograr esto, el sistema administrativo facilita las operaciones de gestión siguiendo lo siguiente:

Seguimiento completo de las asignaciones de los empleados y las operaciones realizadas sobre ellos.
Introducción de datos y saldos de los empleados al iniciar el sistema.
Registrar el contenido de edificios y oficinas como custodia fija, asignándola a un empleado o departamento.
Vinculación y registro automatizados de las custodias basadas en solicitudes de entrega o registros de recepción, después de ser revisados y aprobados por control de inventarios.
Supervisión e impresión de las tarjetas de custodia, transacciones de registro, transferencia y devolución, así como consulta del estado de la custodia en una fecha determinada.
Existen dos tipos de transferencia (temporal y permanente); el sistema alerta sobre las custodias transferidas temporalmente y la fecha de su devolución al titular original.
Vinculación con Asuntos de Personal para registrar las custodias de los empleados e imprimir informes sobre los empleados cuyo servicio finalizará y tienen custodia registrada.
Imprimir informes y consultar las custodias por categoría, empleado, ubicación, entidad, etc.
Buscar una categoría en la custodia y mostrar todos los titulares de custodia que tengan dicha categoría.
Identificar las solicitudes de entrega y registros de recepción que contengan artículos permanentes no registrados como custodia.

Informes de custodia

Mostrar saldos de custodia por empleado.
Mostrar saldos de custodia por categoría.
Mostrar custodias por categoría.
Mostrar custodias por empleado.
Mostrar la lista de custodias por empleado/edificio/departamento.
Mostrar transacciones de custodia por fecha.
Mostrar movimientos de custodia por empleado.
Mostrar una lista de artículos permanentes entregados y no registrados como depósito.
Mostrar una lista de artículos permanentes incluidos en registros de recepción y no registrados como depósito.