Departamento de Custodia
El sistema de custodia gestiona los artículos permanentes entregados a los empleados. Estos artículos se denominan “custodia” y el sistema mantiene una base de datos de las custodias y sus propietarios. También proporciona un registro histórico completo de las transacciones realizadas sobre la custodia, incluyendo la entrega, transferencia entre empleados y devolución.
El sistema gubernamental de custodia es un sistema de información integrado, ya que estará automáticamente vinculado con el sistema de asuntos de personal para verificar si los empleados poseen alguna custodia, evitando así su traslado, ascenso o baja hasta que se haya devuelto la custodia.
Para lograr esto, el sistema administrativo facilita las operaciones de gestión siguiendo lo siguiente:
Seguimiento completo de las asignaciones de los empleados y las operaciones realizadas sobre ellos.
Introducción de datos y saldos de los empleados al iniciar el sistema.
Registrar el contenido de edificios y oficinas como custodia fija, asignándola a un empleado o departamento.
Vinculación y registro automatizados de las custodias basadas en solicitudes de entrega o registros de recepción, después de ser revisados y aprobados por control de inventarios.
Supervisión e impresión de las tarjetas de custodia, transacciones de registro, transferencia y devolución, así como consulta del estado de la custodia en una fecha determinada.
Existen dos tipos de transferencia (temporal y permanente); el sistema alerta sobre las custodias transferidas temporalmente y la fecha de su devolución al titular original.
