El trabajo en la Oficina del Presidente se caracteriza generalmente por el espíritu de equipo, con tareas claras y específicas para cada miembro del equipo. A continuación se detallan las designaciones y principales funciones de los miembros de la Presidencia:
Gerente General de la Oficina:
Dirigir, supervisar y dar seguimiento a todas las actividades y deberes de la oficina.
Revisar las solicitudes y transacciones entregadas a la oficina antes de ser presentadas al Presidente.
Recibir visitantes y clientes y brindarles asistencia según la normativa de la oficina.
Desarrollar y promover el desempeño administrativo en la oficina mediante la prestación de soporte y programas automatizados.
Fomentar y motivar a los empleados a través del desarrollo y la innovación.
Secretario del Presidente:
Responder a todas las llamadas telefónicas y correos electrónicos relacionados con la Presidente.
Realizar los arreglos de viaje, como reservas de vuelos y hoteles, etc., para el Presidente.
Organizar los nombramientos oficiales del Presidente.
Organizar y seguimiento con la preparación de reuniones internas y externas.
Recibir clientes y concertar sus reuniones con el Presidente.
Asesor:
Revisar las órdenes que le entrega el Presidente.
Participar en comités de la Universidad a instancias del Presidente.< /li>
Cualquier otra actividad que le asigne el Presidente.
Secretaria de Despacho:
Ayudar en la realización de llamadas telefónicas solicitadas por el Gerente General.
Organizar documentos e informes entregados a la oficina.
Organizar y dar seguimiento a la preparación de reuniones del Gerente General.
Recibir visitas y asistirlas en todo lo posible.
Edición:
Comunicación administrativa:
Recibir el correo entrante y registrarlo en el registro requerido mediante el programa automatizado.
Enviar toda la correspondencia saliente a los organismos interesados después de haberla mantenía una copia de toda la correspondencia entrante y saliente.
Respondía las preguntas de los clientes.
Oficina confidencial:
Seguimiento :
Dar seguimiento a las respuestas de las transacciones salientes enviadas a las administraciones y departamentos correspondientes, y garantizar que no se retrasen.
Copiar e imprimir informes y cartas.
Custodia y suministros de oficina:
Proporcionar suministros según lo requiera la oficina.
Seguir los asuntos financieros relacionados con la oficina.
Seguimiento de los gastos consiguientes y pagos anticipados de la oficina.
Conservación de registros y archivos:
Guardar copias de todas las solicitudes y cartas entrantes y salientes en archivos específicos.
Proporcionar a la oficina cualquier documentación previa o circulares según sea necesario.
Organizar y organización de sistemas de archivo y seguimiento de la comunicación y archivo administrativo electrónico.
