Déterminer, en consultation avec les الجهات concernées, les besoins de l’université en matériaux, mobilier, machines, équipements éducatifs et médicaux, ainsi que d’autres fournitures, établir leurs spécifications et prendre les procédures d’achat nécessaires pour les assurer.
Recevoir les demandes d’achat, les étudier, les coordonner, les préparer et les publier sur la plateforme Etimad, ainsi que rechercher des fournisseurs appropriés afin de répondre aux besoins de l’université.
Exécuter toutes les tâches liées à l’achat de matériaux, équipements et appareils nécessaires conformément au système des marchés publics et des achats gouvernementaux.
Exécuter toutes les tâches relatives aux appels d’offres pour les fournitures, les services continus et les travaux de construction conformément au système des marchés publics et des achats gouvernementaux.
Effectuer les procédures d’annonce et d’invitation aux appels d’offres sur la plateforme Etimad et répondre aux questions des entreprises en coordination avec les entités concernées.
Superviser et participer aux travaux d’analyse des appels d’offres afin de garantir leur conformité avec le système des marchés publics et des achats gouvernementaux.
Rédiger les contrats, travailler à leur signature, puis informer les parties concernées.
Effectuer les achats directs, les travaux exemptés et les procédures de concurrence.
Dédouaner les marchandises importées et faciliter leur livraison aux unités universitaires demandeuses.
Fournir aux unités universitaires les fournitures de bureau, le mobilier de bureau, les verreries, les produits chimiques et les fournitures éducatives via l’entrepôt central afin qu’elles soient distribuées aux unités universitaires.
Organiser la vente des équipements et matériaux excédentaires et prendre toutes les mesures réglementaires nécessaires pour leur élimination.
Réviser et vérifier les décomptes et réclamations financières et verser les droits des fournisseurs.
Assurer le suivi de l’exécution des contrats et prendre toutes les mesures nécessaires conformément au système des marchés publics et à son règlement d’exécution.
Gérer et suivre les opérations de l’unité de gestion des contrats et superviser la préparation des documents liés aux contrats.
Gérer et suivre l’ensemble des opérations d’achats.
Documenter, remettre, recevoir et conserver toutes les tâches liées à l’administration des contrats et des achats ainsi qu’à ses unités.
Préparer des rapports périodiques à destination de l’administration des affaires financières de l’université sur l’avancement des travaux, les obstacles existants et les propositions de solutions pour y remédier.
Préparer les contrats et émettre les approbations d’achat après obtention des engagements financiers nécessaires.
Réviser les calendriers des documents contractuels et les conditions financières appliquées afin de garantir leur exactitude et leur exhaustivité.
Réviser les contrats avec l’administration, notamment les contrats principaux, afin de les approuver avant leur signature par les personnes autorisées.
Organiser les procédures de signature et d’apposition des cachets sur les contrats et garantir la signature des personnes autorisées.
Préparer les appels d’offres publics et limités et les soumettre à la concurrence.
Assurer le rôle d’archivage central de tous les contrats signés et exécutés de l’administration.
Réduire au minimum les risques commerciaux et contractuels.
Auditer et examiner les transactions sur le système interne de l’université et les classifier.
Approuver les appels d’offres nécessitant l’approbation de l’Autorité de l’efficacité des dépenses.
Saisir les contrats sur la plateforme Etimad.
Approuver les contrats nécessitant l’approbation du ministère des Finances.
Envoyer les contrats à la Cour générale des comptes, répondre aux observations éventuelles et obtenir leur approbation.
Informer l’Autorité générale de la zakat et des revenus des nouveaux contrats et des contrats modifiés pendant leur durée.
Évaluer les contractants et conserver leurs données dans les dossiers des appels d’offres.
Recenser et informer l’administration des contractants ayant obtenu 70 % du niveau de performance pour trois contrats consécutifs.
Prolonger les contrats conformément aux règles et règlements prévus par le règlement des achats gouvernementaux.
Émettre des avertissements aux contractants ne respectant pas leurs obligations contractuelles.
Recevoir le plan progressif du contenu local pour les appels d’offres de grande valeur.
Recevoir les travaux aux étapes du site, des phases et de la réception finale.
Effectuer le retrait partiel et l’exécution aux frais du contractant conformément à l’article 75 du système des achats gouvernementaux.
Traiter les contrats de sous-traitance conformément aux articles 70 et 71 du système des achats gouvernementaux.
Mettre fin aux contrats conformément aux articles 76, 77 et 78 du système des achats gouvernementaux.
Documenter l’avance de paiement de 10 % et la traiter conformément à l’article 108 du règlement organisant l’article 64 du système des achats gouvernementaux.
Soumettre les décomptes mensuels et finaux.
Émettre les pénalités dues aux entrepreneurs concernés.
