Directeur adjoint de l’administration financière
Préparer la stratégie de l’administration financière (y compris la vision, la mission et les objectifs stratégiques) en harmonie avec la stratégie de l’université.
Travailler au développement de la structure organisationnelle, des politiques, des procédures et des formulaires financiers de l’université conformément aux exigences du ministère des Finances.
Assurer l’application et l’exécution des règlements, politiques et procédures liés à l’administration financière.
Veiller à l’enregistrement de toutes les opérations et écritures comptables (y compris les ajustements de fin de période financière) et à leur transfert au grand livre général.
Veiller à la clôture périodique des périodes financières conformément aux activités de clôture mensuelles et annuelles et préparer les rapports financiers (y compris les divulgations) conformément aux normes et politiques comptables approuvées.
Communiquer avec les entités internes de l’université afin de garantir l’exhaustivité et l’exactitude des données et informations financières.
Suivre le maintien des politiques et procédures financières (y compris les formulaires et la matrice des pouvoirs) et les mettre à jour périodiquement après avoir obtenu les approbations nécessaires de l’autorité compétente.
Communiquer avec le Centre de comptabilité d’exercice lorsque cela est nécessaire afin d’interpréter les traitements comptables ou d’expliquer les politiques, procédures, le plan comptable et les formulaires approuvés.
Unité de comptabilité financière
Appliquer et exécuter les règlements, politiques et procédures liés à l’unité de comptabilité financière et proposer des modifications aux documents approuvés en fonction de l’application réelle et des exigences du travail.
Approuver les écritures journalières liées aux immobilisations, aux dépenses, aux comptes créditeurs, aux revenus et aux comptes débiteurs, et vérifier leur enregistrement et leur traitement exacts et corrects (comptablement et mathématiquement).
Effectuer périodiquement le rapprochement entre le registre des immobilisations et les soldes comptables et les approuver, en plus de communiquer régulièrement avec les départements concernés afin de mettre à jour le registre des immobilisations et traiter les écritures journalières correspondantes.
Approuver les états des charges à payer et les ajustements liés aux charges à payer.
Veiller à la mise à jour périodique du registre des réclamations.
Examiner les rapports administratifs liés à l’unité conformément aux exigences de l’université.
Fournir toutes les écritures comptables et les documents justificatifs liés à l’unité aux autorités de contrôle internes et externes dans le délai imparti.
Suivre le processus d’archivage des écritures comptables et de tous les documents justificatifs.
Approuver le transfert des totaux du journal général pour les différents éléments liés aux immobilisations, aux dépenses, aux comptes créditeurs, aux revenus et aux comptes débiteurs.
Revenus et comptes débiteurs :
Préparer et examiner les écritures journalières relatives aux revenus et aux comptes débiteurs dans le cadre du poste comptable approprié.
Coordonner avec l’unité de gestion de trésorerie pour préparer les écritures comptables liées aux encaissements des clients.
Préparer et examiner les rapports des comptes débiteurs et des créances douteuses et s’assurer de leur exactitude et de leur validité.
Calculer les gains ou pertes résultant de la vente d’actifs financiers et non financiers et les inclure dans l’excédent ou le déficit conformément aux politiques comptables approuvées.
Traiter les revenus résultant des dividendes et des intérêts ainsi que les investissements selon la méthode de la mise en équivalence et les investissements dans les actifs financiers.
Effectuer périodiquement le rapprochement entre les revenus réalisés et les registres comptables des entités concernées par la collecte des revenus durant la période financière.
Archiver les écritures comptables et tous les documents justificatifs.
Préparer et examiner les rapports administratifs liés aux revenus et aux comptes débiteurs avant de les soumettre à l’autorité compétente.
Reporter les totaux du journal relatifs aux revenus et aux comptes débiteurs au grand livre général.
Dépenses et comptes créditeurs :
Préparer et examiner les écritures comptables journalières relatives aux dépenses et aux comptes créditeurs (y compris les dépenses salariales, les avantages des employés et les avances temporaires et permanentes) dans le cadre du poste comptable approprié.
Préparer un état des dépenses à payer.
Préparer et mettre à jour périodiquement le registre des réclamations des fournisseurs.
Archiver les écritures comptables et tous les documents justificatifs.
Préparer et examiner les rapports liés aux dépenses et aux comptes créditeurs avant de les soumettre à l’autorité compétente.
Reporter les totaux du journal relatifs aux dépenses et aux comptes créditeurs au grand livre général.
Immobilisations :
Calculer l’amortissement et l’épuisement des immobilisations conformément aux politiques comptables approuvées.
Recevoir les rapports relatifs à la dépréciation de la valeur des immobilisations de la part du comité chargé de l’évaluation des immobilisations et déterminer la nécessité d’enregistrer les écritures nécessaires dans les journaux.
Préparer et examiner les écritures comptables journalières relatives aux immobilisations conformément aux documents justificatifs reçus des entités concernées par les immobilisations.
Recevoir le registre des immobilisations des entités concernées par les immobilisations et le rapprocher périodiquement avec les soldes comptables tout en traitant les écarts.
Archiver les écritures comptables et tous les documents justificatifs liés aux immobilisations.
Préparer et examiner les rapports administratifs liés aux immobilisations et les soumettre à l’autorité compétente.
Reporter les totaux du journal relatifs aux immobilisations au grand livre général.
Unité de gestion de trésorerie
Appliquer et exécuter les règlements, politiques et procédures liés à l’unité de gestion de trésorerie et proposer des modifications aux documents approuvés selon l’application réelle et les exigences du travail.
Suivre les activités de l’unité et s’assurer que toutes les transactions sont exécutées avec précision et exactitude.
Suivre périodiquement le processus d’inventaire de caisse pour les encaissements et les paiements.
Examiner les rapports émis par l’unité de gestion de trésorerie et les soumettre à l’autorité compétente.
Encaissements :
Effectuer les rapprochements bancaires en coordination avec l’unité des revenus et comptes débiteurs ainsi que le grand livre général afin d’enregistrer les écritures de rapprochement durant la période financière déterminée.
Suivre quotidiennement le compte bancaire afin de vérifier les virements entrants (encaissements) et les rapprocher des avis bancaires reçus.
Recevoir les fonds des parties concernées (fournisseur/entité), préparer quotidiennement un relevé détaillé des encaissements et vérifier sa concordance avec les reçus de paiement.
S’assurer que l’avis bancaire est envoyé à l’unité des revenus et comptes débiteurs après le dépôt des fonds sur le compte bancaire de l’université afin d’établir les écritures de rapprochement nécessaires.
Effectuer périodiquement l’inventaire de caisse conformément aux politiques et procédures approuvées par l’université.
Archiver tous les documents justificatifs liés aux opérations d’encaissement dans l’unité de gestion de trésorerie.
Paiements :
Émettre et suivre les ordres de décaissement et les ordres de paiement après vérification de la validité des documents justificatifs et notification de l’unité des dépenses et comptes créditeurs afin d’enregistrer les écritures comptables nécessaires.
Effectuer les rapprochements bancaires en coordination avec l’unité des dépenses et comptes créditeurs ainsi que le grand livre général afin d’enregistrer les écritures de rapprochement durant la période financière déterminée.
Effectuer périodiquement l’inventaire de caisse conformément aux politiques et procédures approuvées par l’université.
Archiver tous les documents justificatifs liés aux opérations de paiement dans l’unité de gestion de trésorerie.
Avances :
Effectuer l’ouverture, la clôture et le remboursement des avances permanentes et temporaires après obtention des approbations appropriées.
Examiner les demandes approuvées de remboursement des avances permanentes afin d’enregistrer les montants dépensés durant la période financière déterminée.
Unité de contrôle et de reporting :
Grand livre général :
Vérifier le transfert de toutes les écritures journalières préparées par l’unité de comptabilité financière vers le grand livre général.
S’assurer que toutes les écritures d’ajustement à la fin de la période financière (mensuelle et annuelle) sont saisies par l’unité de comptabilité financière.
Achever toutes les activités de clôture mensuelle et annuelle en coopération avec les unités concernées.
Rapprocher les soldes des livres et registres comptables avec les soldes du grand livre général.
Maintenir et mettre à jour les activités de clôture mensuelle et annuelle conformément à l’application réelle et à toute nouvelle exigence des unités de l’administration financière.
S’assurer de la clôture du journal comptable.
Préparer la balance de vérification et s’assurer de l’équilibre des comptes.
Assurer le suivi avec l’unité de comptabilité financière concernant la nécessité d’ajouter, de modifier ou de désactiver un compte.
Archiver les écritures comptables et tous les documents justificatifs liés à l’enregistrement et au traitement des provisions.
Préparer et examiner les écritures comptables liées à l’enregistrement et au traitement des provisions (à l’exception des avantages des employés).
Rapports financiers :
Recevoir la balance de vérification approuvée, rapprocher le débit avec le crédit et identifier les éléments liés à l’état de la situation financière et à l’état de la performance financière.
Préparer les rapports financiers (y compris les divulgations) conformément aux exigences des politiques comptables approuvées, notamment l’état de la performance financière, l’état de la situation financière, les variations des actifs nets, les flux de trésorerie et les écarts entre la performance réelle et le budget.
Préparer des rapports sur la durabilité financière à long terme de l’université, en identifiant les informations et hypothèses associées, en présentant les principaux flux futurs entrants et sortants et en les mettant à jour.
Préparer un rapport de révision et d’analyse des états financiers, comprenant une vue d’ensemble des opérations financières de l’université, des tendances et des risques futurs éventuels.
Identifier tout élément des états financiers présentant des changements significatifs et examiner le grand livre associé afin de garantir l’exactitude et la précision des écritures comptables enregistrées durant la période financière spécifiée.
Rapprocher les soldes d’ouverture des états financiers avec les soldes de clôture de la période financière précédente (en coordination avec l’unité de comptabilité financière) et notifier les entités concernées (y compris les autorités de contrôle) de tout impact sur les périodes financières précédentes.
Archiver tous les rapports financiers et administratifs ainsi que les documents justificatifs.
Coordonner avec les autorités de contrôle internes et externes et leur fournir tous les rapports financiers et administratifs ainsi que les documents justificatifs dans les délais impartis.
Comptabilité analytique :
Déterminer les principes fondamentaux à suivre dans le processus de calcul et de répartition des coûts.
Comprendre et analyser les éléments et inducteurs de coûts de chaque projet et distinguer les coûts directs des coûts indirects.
Suivre le processus de calcul des coûts basé sur la répartition des coûts en coopération avec les entités techniques concernées.
Participer avec les entités concernées de l’université à la détermination du coût des biens et services.
Relier et harmoniser les rapports de coûts avec les rapports des états financiers afin d’assurer leur cohérence durant les périodes financières.
