Métodos de conservación
Los datos personales se almacenan en los servidores seguros de la universidad utilizando sistemas de gestión de bases de datos que proporcionan protección avanzada de la información.
Los datos se almacenan en centros de datos de la universidad equipados con las tecnologías más modernas de ciberseguridad.
La universidad utiliza cifrado de datos durante la transmisión y el almacenamiento para protegerlos contra accesos no autorizados o intrusiones.
Se aplican sistemas automáticos de copia de seguridad para garantizar que los datos no se pierdan en situaciones de emergencia.
Métodos de destrucción
Los datos digitales se destruyen mediante eliminación definitiva utilizando técnicas de destrucción digital (Data Shredding), impidiendo su recuperación por cualquier medio.
Los datos se eliminan automáticamente de todas las copias de seguridad después de un período determinado conforme a la política de almacenamiento de datos.
Los documentos físicos que contienen datos personales se destruyen mediante trituradoras de documentos (Shredders), garantizando que no puedan recuperarse ni utilizarse de manera ilegal.
Cuando los datos dejan de ser necesarios, el titular de los datos será informado del proceso de destrucción cuando así lo exija la ley.
Métodos de tratamiento
Almacenamiento y análisis:
Los datos almacenados se utilizan con fines administrativos, académicos y analíticos, como la gestión de cuentas académicas de estudiantes y empleados.
Actualización y modificación:
Los datos se actualizan periódicamente para garantizar su exactitud y validez conforme a las necesidades de la universidad.
Intercambio interno:
Los datos solo podrán compartirse con los departamentos internos relacionados conforme a la política de seguridad de la universidad.
Uso de inteligencia artificial:
Los datos podrán analizarse mediante sistemas de inteligencia artificial con el objetivo de mejorar los servicios académicos y administrativos.
Controles de acceso:
El acceso a los datos está restringido para que únicamente las personas autorizadas puedan consultarlos o tratarlos.
Fundamentos legales para la recopilación de datos personales
La Ley de Protección de Datos Personales del Reino de Arabia Saudita, además de las normativas del Ministerio de Educación que regulan la gestión de datos de estudiantes y empleados.
La ejecución de contratos entre la universidad y los estudiantes o empleados.
El cumplimiento de obligaciones legales relacionadas con la organización de los procesos académicos y administrativos.
Garantizar la calidad de los servicios educativos y administrativos ofrecidos por la universidad.
Los requisitos de organismos reguladores como el Ministerio de Educación y la Autoridad Saudita de Datos e Inteligencia Artificial.
¿Cuándo es obligatoria la recopilación de datos personales y cuándo es opcional?
Algunos datos son obligatorios:
Los datos requeridos para registrarse en la universidad (como nombre, número universitario, correo electrónico e información académica).
Los datos de empleados y trabajadores para fines de recursos humanos y salarios.
Algunos datos son opcionales:
Los datos adicionales proporcionados por entidades o individuos para mejorar los servicios (como encuestas y preferencias personales).
Si la recopilación de datos es obligatoria, ¿por qué?
Para garantizar una gestión eficiente de los servicios educativos y administrativos.
Para cumplir con las leyes y regulaciones locales que rigen la gestión de datos educativos y profesionales.
Si es opcional, ¿existen alternativas?
En algunos casos, las personas pueden utilizar métodos alternativos para proporcionar sus datos, como procedimientos en papel en lugar del sistema electrónico, si se niegan a proporcionar sus datos digitalmente.
Posibles consecuencias y riesgos de no completar la recopilación de datos personales
Para los estudiantes:
Imposibilidad de registrarse en la universidad o solicitar programas académicos.
Imposibilidad de acceder a los servicios electrónicos para estudiantes.
Para los empleados:
Imposibilidad de contratación o de actualización de registros laborales.
Retrasos en el pago de salarios o en la obtención de ciertos beneficios laborales.
Para los servicios generales:
El usuario podría verse impedido de beneficiarse de algunos servicios si no proporciona los datos requeridos.
Algunos servicios requieren información específica; si la persona no proporciona sus datos, podría no poder acceder a dichos servicios.
El estudiante o empleado puede enfrentar problemas relacionados con admisión, registro, obtención de becas, ascensos u otros servicios relacionados con la gestión de la universidad.
