El trabajo en la Oficina del Presidente se caracteriza generalmente por el espíritu de equipo, con tareas claras y específicas para cada miembro del equipo. A continuación se detallan las designaciones y principales funciones de los miembros de la Presidencia:
Gerente General de la Oficina:
- Dirigir, supervisar y dar seguimiento a todas las actividades y deberes de la oficina.
- Revisar las solicitudes y transacciones entregadas a la oficina antes de ser presentadas al Presidente.
- Recibir visitantes y clientes y brindarles asistencia según la normativa de la oficina.
- Desarrollar y promover el desempeño administrativo en la oficina mediante la prestación de soporte y programas automatizados.
- Fomentar y motivar a los empleados a través del desarrollo y la innovación.
Secretario del Presidente:
- Responder a todas las llamadas telefónicas y correos electrónicos relacionados con la Presidente.
- Realizar los arreglos de viaje, como reservas de vuelos y hoteles, etc., para el Presidente.
- Organizar los nombramientos oficiales del Presidente.
- Organizar y seguimiento con la preparación de reuniones internas y externas.
- Recibir clientes y concertar sus reuniones con el Presidente.
Asesor:
- Revisar las órdenes que le entrega el Presidente.
- Participar en comités de la Universidad a instancias del Presidente.< /li>
- Cualquier otra actividad que le asigne el Presidente.
Secretaria de Despacho:
- Ayudar en la realización de llamadas telefónicas solicitadas por el Gerente General.
- Organizar documentos e informes entregados a la oficina.
- Organizar y dar seguimiento a la preparación de reuniones del Gerente General.
- Recibir visitas y asistirlas en todo lo posible.
Edición:< /h5>
- Redactar respuestas a las peticiones y solicitudes entregadas al despacho del Presidente.
Comunicación administrativa:
- Recibir el correo entrante y registrarlo en el registro requerido mediante el programa automatizado.
- Enviar toda la correspondencia saliente a los organismos interesados después de haberla mantenía una copia de toda la correspondencia entrante y saliente.
- Respondía las preguntas de los clientes.
Oficina confidencial:
- Administrar toda la correspondencia confidencial entrante y saliente de la oficina.
Seguimiento :
- Seguimiento de todas las respuestas y correspondencia emitida y enviada a la gerencia y los departamentos y garantizando que no se produzcan retrasos.
Copiar:
- Copiar informes y cartas.
Custodia y suministros de oficina:
- Proporcionar suministros según lo requiera la oficina.
- Seguir los asuntos financieros relacionados con la oficina.
- Seguimiento de los gastos consiguientes y pagos anticipados de la oficina.
Conservación de registros y archivos:
- Guardar copias de todas las solicitudes y cartas entrantes y salientes en archivos específicos.
- Proporcionar a la oficina cualquier documentación previa o circulares según sea necesario.
- Organizar y organización de sistemas de archivo y seguimiento de la comunicación y archivo administrativo electrónico.
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