文件与档案中心 - 哈立德国王大学

愿景：
按照国家和国际最佳实践与标准，在哈立德国王大学实现档案与文件管理的卓越。

使命：
以高效、有序的方式管理文件与档案，确保其妥善保存和便捷获取，并支持大学的行政与学术工作。

成立背景：
哈立德国王大学文件与档案中心成立于伊斯兰历1429年，依据伊斯兰历1427年8月4日颁布的部长会议第139号决议，该决议批准了负责研究政府机构如何处理和流转官方文件的部长级委员会的建议。

目标： 
本中心的设立旨在通过以下内容落实文件与档案管理体系、其执行条例以及相关规划：

1. 收集、整理和保存文件

2. 在需要时便利获取文件

3. 减少不必要文件的产生，以节省时间、精力和成本。

4. 提升文件质量，并对相似文件进行标准化，以促进工作绩效和行政流程自动化。

5. 在中心员工中特别是在全校范围内普及档案意识。
    

1. 与国家文件与档案中心进行协调与整合，以确保文件服务质量和文件安全完整。
2. 按照相关制度、法规以及文件分类与编码计划，对大学文件进行编目、扫描、摘要、分类、编码、保存和维护。
3. 根据相关管理规定，为受益方提供所需的文件、信息和数据。
4. 与大学相关部门协调，对中心工作人员进行专业领域的培训与资格提升。
5. 对常设文件委员会、评估委员会、销毁委员会和移交委员会的工作进行行政与技术协调。
6. 记录大学的历史发展，包括其制度、法规、规划、项目、工程以及行政和程序性组织结构。
7. 致力于准备合适的文件保存场所，并提供适当的手段以保存和保护文件。
8. 跟踪和评估大学各行政单位对文件管理制度、法规和指南的执行情况。
9. 与相关部门合作，制定文件的内容和形式标准，规范类似文件，避免产生不必要的文件，并就此与国家文件与档案中心进行协调。
10. 确定中心的行政和财务需求，以便纳入大学年度预算。
11. 制定中心的年度和五年期工作计划与方案。
12. 承担其职责范围内分配的任何其他任务。
     

1. 现行文件单位：

1.1. 总体目标：

现行文件单位旨在关注文件在机构各组织单位中存在期间的管理，在移交至文件与档案中心之前，确保其按照文件与档案制度、实施细则、分类方案、相关规则与程序以及经批准的主题词表进行规范处理。

1.2.    职责：

1. 监督所属部门，确保其按计划履行职责。
2. 监督制定规范本单位工作的规章、规则和程序。
3. 监督制定大学文件分类与编码方案及其指南，符合文件与档案制度及其实施细则。
4. 按照分类方案以及经批准的规则、程序和主题词表对文件进行整理。
5. 完善并更新文件整理规则、程序及经批准的主题词表。
6. 与常设文件委员会合作，监督确定文件保存期限并跟进执行。
7. 监督编制和更新大学内部编码指南及其分支，依据政府机构编码体系，并与大学行政发展部门合作，同时就此与国家中心协调。
8. 跟进各组织单位对分类与编码方案的执行情况。
9. 确定本部门在人力、设备和物资方面的需求。
10. 提交关于本部门工作成果的定期报告及相应的发展建议。
11. 承担其职责范围内分配的任何其他任务。

2. 半现行文件单位

2.1 总体目标：

半现行文件单位旨在关注文件处于第二阶段（半现行）时的管理，即当文件从其产生的组织单位移交至大学文件与档案中心之时。

2.2. 职责：

1. 监督所属部门，确保其按照相关规定接收并接管来自各部门与分支机构的文件。
2. 监督为已编目的文件选择主题词，符合中心批准的主题词表。
3. 监督准备待电子扫描的文件，并将其移交至电子扫描单位。
4. 监督工作文件与记录的整理和保存。
5. 向文件整理部门提供与评估流程以及分类与编码指南相关的建议和想法，这些建议源于实际应用。
6. 监督文件准备、电子扫描并将其移交至保存单位。
7. 参与销毁与移交委员会工作。
8. 跟进对编目、扫描、摘要、分类等流程的复核与审查工作。
9. 确保数据与文件准确无误，并符合分类与编码指南及编目规则。
10. 与相关部门、处室及单位协调，补齐缺失并处理备注意见。
11. 确定本部门在人力、设备和物资方面的需求。
12. 提交关于本部门工作成果的定期报告及改进建议。
13. 承担其职责范围内分配的任何其他任务。

3. 永久文件单位：

3.1. 总体目标

永久文件单位旨在依据文件与档案制度、实施细则、分类方案以及经批准的规则、程序和主题词表，管理文件生命周期的第三阶段（永久阶段）。

3.2. 职责：

1. 监督所属部门，确保其按照相关规定接收并接管来自大学各部门与分支机构的文件。
2. 监督永久保存场所的准备与配备，包括所需的货架、柜体及安全措施。
3. 监督准备并移交永久保存文件至国家文件与档案中心，在中心保存期限结束后，按批准的规则与程序执行。
4. 监督在规定保存期限结束后销毁临时保存文件，按批准的规则与程序执行。
5. 跟进常设文件委员会以及评估、销毁与移交委员会任务的技术协调工作。
6. 监督按批准的规则与程序，在需要时向大学各部门、处室及单位提供旧文件的复制件。
7. 跟进归还借阅文件至其保存地点，按批准的规则与程序执行。
8. 依据批准的规则与程序，协助机构外受益方查阅或 تداول 文件。
9. 监督将永久保存文件移交至国家文件与档案中心。
10. 确保提交给国家文件与档案中心的关于大学文件的数据真实、准确且完整。
11. 确定本单位在人力、设备和物资方面的需求。
12. 提交关于本单位成果的定期报告及相应的发展建议。
13. 承担其职责范围内分配的任何其他任务。

4. 机密文件单位

4.1. 总体目标：

机密文件单位旨在依据文件与档案制度、实施细则、分类方案以及经批准的规则、程序和主题词表，管理机构具有机密性质的文件。

4.2. 职责

1. 接收、核对并接管机密文件。
2. 对机密文件进行扫描、编目、分类与摘要。
3. 在自动化档案管理系统中录入机密文件所需信息。
4. 复核并审查机密文件的技术性工作。
5. 将机密文件保存于其专用地点。
6. 按相关规定移交机密文件。
7. 按相关规定销毁机密文件。
8. 按相关规定提供所需的机密文件。
9. 确定本部门在人力、设备和物资方面的需求。
10. 提交关于本部门成果的定期报告及改进建议。
11. 承担其职责范围内分配的任何其他任务。

中心主任 / Dr. Rania Mafrah Al Mafrah

分机 / 3333

0534284888

raniah@kku.edu.sa

副主任 / Hassan Ahmed Hassan Al-Saeedi

分机 / 4903

0504780504

hasayedy@kku.edu.sa

永久档案单位 / Ali Mohammed Ahmed Majhali + Hassan Mohammed Jaber Ghazwani

分机 / 4875 Ali

分机 / 8191 Hassan

0507695670

ammajhali@kku.edu.sa

hmjaber@kku.edu.sa

现行档案与处理单位 / Saeed bin Nasser bin Mousa Al-Muzhir + Khairiyah Dera’a Al-Qahtani

分机 / 4873 Saeed

分机 / 4993 Khairiyah

0535355571

snalmzhr@kku.edu.sa

半现行档案单位 / Khaled Ibrahim Hussein Al-Asiri + Hassan Yahya Al-Khaldi

分机 / 9795 Khaled

分机 / 9259 Hassan

0556965565

khasire@kku.edu.sa

机密档案单位 / Abdullah Hassan Al-Fifi

分机 / 4929

0502509486

aalfifi@kku.edu.sa

• 借阅表格
• 档案表格

• 行政文件与档案统一条例

• 关于发布和披露机密文件与信息处罚制度的实施条例

• 文件与档案提供与借阅条例

• 销毁工作总体方法

• 财务条例

• 文件与档案查阅与流通条例

• 载体及其附属物条例

• 销毁条例

• 移交条例

• 存放条例

• 保存条例

• 评估条例

• Injaz 项目
• 电子归档项目
• 数字文件项目

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• 电子邮箱： cdfa@kku.edu.sa

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• 文件与档案指南