Determinar, en coordinación con las entidades correspondientes, las necesidades de la universidad en cuanto a materiales, mobiliario, maquinaria, equipos educativos y médicos, entre otros; establecer sus especificaciones y tomar las medidas de compra necesarias para asegurarlas.
Recibir solicitudes de compra, estudiarlas, coordinarlas, prepararlas y publicarlas en la plataforma Etimad, además de buscar proveedores adecuados para satisfacer las necesidades de la universidad.
Realizar todas las tareas ejecutivas relacionadas con la adquisición de materiales, equipos y dispositivos requeridos de conformidad con el sistema de licitaciones y compras gubernamentales.
Realizar todas las tareas ejecutivas relacionadas con licitaciones de suministros, servicios continuos y proyectos de construcción conforme al sistema de licitaciones y compras gubernamentales.
Llevar a cabo los procedimientos de anuncio e invitación a licitaciones en la plataforma Etimad y responder a las consultas de las empresas en coordinación con las entidades supervisoras y solicitantes.
Supervisar y participar en el análisis de licitaciones para garantizar el cumplimiento del sistema de licitaciones y compras gubernamentales.
Redactar contratos, trabajar en su firma y posteriormente notificar a las entidades correspondientes.
Llevar a cabo compras directas, trabajos exentos y procedimientos de competencia.
Gestionar el despacho aduanero de mercancías importadas y facilitar su entrega a las unidades universitarias solicitantes.
Proporcionar a las unidades universitarias suministros de oficina, mobiliario, cristalería, productos químicos y materiales educativos a través del almacén central para su distribución.
Organizar la venta de equipos y materiales excedentes y tomar todas las medidas legales necesarias para su disposición.
Revisar y auditar certificados de pago y reclamaciones financieras, y efectuar el pago de los derechos de los proveedores.
Dar seguimiento a la ejecución de contratos y tomar todas las medidas necesarias de acuerdo con el sistema de licitaciones y compras gubernamentales y sus reglamentos ejecutivos.
Administrar y supervisar las operaciones de la unidad de gestión de contratos y supervisar la preparación de documentos relacionados con contratos.
Gestionar y supervisar integralmente las operaciones de compras.
Documentar, entregar, recibir y conservar todas las tareas relacionadas con la administración de contratos y compras y sus unidades.
Preparar informes periódicos para la administración de asuntos financieros de la universidad sobre el progreso del trabajo, los obstáculos existentes y las propuestas de solución.
Preparar contratos y emitir aprobaciones de compra después de obtener los compromisos financieros necesarios.
Revisar los cronogramas de los documentos contractuales y las condiciones financieras aplicables para garantizar su exactitud e integridad.
Revisar los contratos con la administración, especialmente los contratos principales, para su aprobación antes de ser firmados por los autorizados.
Organizar el proceso de firma y sellado de contratos y garantizar que sean firmados por las personas autorizadas.
Preparar licitaciones públicas y limitadas y presentarlas a competencia.
Actuar como archivo central de todos los contratos firmados y ejecutados de la administración.
Reducir al mínimo los riesgos comerciales y contractuales.
Auditar y revisar las transacciones en el sistema interno de la universidad y clasificarlas.
Aprobar las licitaciones que requieren aprobación de la Autoridad de Eficiencia del Gasto.
Ingresar contratos en la plataforma Etimad.
Aprobar contratos que requieren aprobación del Ministerio de Finanzas.
Enviar contratos a la Corte General de Auditoría, responder a observaciones si las hubiera y obtener la aprobación.
Notificar a la Autoridad General de Zakat e Ingresos sobre nuevos contratos y contratos modificados durante el período contractual.
Evaluar a los contratistas y conservar sus datos en los expedientes de licitación.
Identificar e informar a la administración sobre los contratistas que obtengan un 70 % de nivel de desempeño en tres contratos consecutivos.
Extender contratos conforme a las normas y regulaciones establecidas en el reglamento de compras gubernamentales.
Emitir advertencias a los contratistas que incumplan sus obligaciones contractuales.
Recibir el plan gradual de contenido local para licitaciones de alto valor.
Recibir obras en las etapas de sitio, fases y recepción final.
Realizar retiros parciales y ejecución a costa del contratista de conformidad con el artículo 75 del sistema de compras gubernamentales.
Gestionar subcontrataciones conforme a los artículos 70 y 71 del sistema de compras gubernamentales.
Finalizar contratos conforme a los artículos 76, 77 y 78 del sistema de compras gubernamentales.
Documentar el anticipo del 10 % y gestionarlo de conformidad con el artículo 108 del reglamento relacionado con el artículo 64 del sistema de compras gubernamentales.
Presentar certificados de pago mensuales y finales.
Emitir las sanciones correspondientes a los contratistas elegibles.
