Subdirector de Administración Financiera
Preparar la estrategia de la Administración Financiera (incluyendo la visión, misión y objetivos estratégicos) de manera alineada con la estrategia de la universidad.
Trabajar en el desarrollo de la estructura organizativa, las políticas, los procedimientos y los formularios financieros de la universidad de acuerdo con los requisitos del Ministerio de Finanzas.
Garantizar la aplicación y ejecución de los reglamentos, políticas y procedimientos relacionados con la Administración Financiera.
Garantizar el registro de todas las operaciones y asientos contables (incluyendo los ajustes al final del período financiero) y su traslado al libro mayor general.
Garantizar el cierre periódico de los períodos financieros de acuerdo con las actividades de cierre mensuales y anuales y preparar los informes financieros (incluyendo divulgaciones) conforme a las normas y políticas contables aprobadas.
Comunicarse con las entidades internas de la universidad para garantizar la integridad y exactitud de los datos e información financiera.
Dar seguimiento al mantenimiento de las políticas y procedimientos financieros (incluyendo formularios y matriz de autorizaciones) y actualizarlos periódicamente después de obtener las aprobaciones necesarias de la autoridad competente.
Comunicarse con el Centro de Contabilidad en Base Devengada cuando sea necesario para interpretar tratamientos contables o explicar políticas, procedimientos, el catálogo de cuentas y los formularios aprobados.
Unidad de Contabilidad Financiera
Aplicar y ejecutar los reglamentos, políticas y procedimientos relacionados con la Unidad de Contabilidad Financiera y proponer modificaciones a los documentos aprobados según la aplicación real y las necesidades laborales.
Aprobar los asientos diarios relacionados con activos fijos, gastos, cuentas por pagar, ingresos y cuentas por cobrar, y verificar su registro y tratamiento preciso y correcto (contable y matemáticamente).
Conciliar periódicamente el registro de activos fijos con los saldos contables y aprobarlos, además de comunicarse periódicamente con las administraciones responsables de los activos fijos para actualizar el registro y procesar los asientos diarios relacionados.
Aprobar el estado de gastos acumulados y los ajustes relacionados con dichos gastos.
Garantizar la actualización periódica del registro de reclamaciones.
Revisar los informes administrativos relacionados con la unidad de acuerdo con los requisitos de la universidad.
Proporcionar todos los asientos contables y documentos de respaldo relacionados con la unidad a las autoridades de control internas y externas dentro del período especificado.
Dar seguimiento al proceso de archivo de los asientos contables y todos los documentos justificativos.
Aprobar la transferencia de los totales del libro diario para los distintos elementos relacionados con activos fijos, gastos, cuentas por pagar, ingresos y cuentas por cobrar.
Ingresos y cuentas por cobrar:
Preparar y revisar los asientos diarios relacionados con ingresos y cuentas por cobrar dentro de la partida contable correspondiente.
Coordinar con la Unidad de Gestión de Efectivo para preparar los asientos contables relacionados con los cobros de clientes.
Preparar y revisar los informes de cuentas por cobrar y deudas de dudoso cobro y garantizar su exactitud y validez.
Calcular las ganancias o pérdidas derivadas de la venta de activos financieros y no financieros e incluirlas dentro del superávit o déficit de acuerdo con las políticas contables aprobadas.
Procesar los ingresos derivados de dividendos e intereses y procesar inversiones mediante el método de participación patrimonial e inversiones en activos financieros.
Conciliar periódicamente los ingresos realizados con los registros contables de las entidades responsables de la recaudación de ingresos durante el período financiero.
Archivar los asientos contables y todos los documentos justificativos.
Preparar y revisar los informes administrativos relacionados con ingresos y cuentas por cobrar para presentarlos a la autoridad competente.
Transferir los totales del libro diario relacionados con ingresos y cuentas por cobrar al libro mayor general.
Gastos y cuentas por pagar:
Preparar y revisar los asientos contables diarios relacionados con gastos y cuentas por pagar (incluyendo gastos salariales, beneficios de empleados y anticipos temporales y permanentes) dentro de la partida contable correspondiente.
Preparar un estado de gastos acumulados.
Preparar y actualizar periódicamente el registro de reclamaciones de proveedores.
Archivar los asientos contables y todos los documentos justificativos.
Preparar y revisar los informes relacionados con gastos y cuentas por pagar para presentarlos a la autoridad competente.
Transferir los totales del libro diario relacionados con gastos y cuentas por pagar al libro mayor general.
Activos fijos:
Calcular la depreciación y agotamiento de los activos fijos de acuerdo con las políticas contables aprobadas.
Recibir informes relacionados con la disminución del valor de los activos fijos por parte del comité encargado de evaluar los activos fijos y determinar la necesidad de registrar los asientos necesarios en los libros diarios.
Preparar y revisar los asientos contables diarios relacionados con activos fijos de acuerdo con los documentos de respaldo recibidos de las entidades responsables de los activos fijos.
Recibir el registro de activos fijos de las entidades responsables de los activos fijos y conciliarlo periódicamente con los saldos contables y procesar las diferencias.
Archivar los asientos contables y todos los documentos justificativos relacionados con los activos fijos.
Preparar y revisar los informes administrativos relacionados con activos fijos y presentarlos a la autoridad competente.
Transferir los totales del libro diario relacionados con activos fijos al libro mayor general.
Unidad de Gestión de Efectivo
Aplicar y ejecutar los reglamentos, políticas y procedimientos relacionados con la Unidad de Gestión de Efectivo y proponer modificaciones a los documentos aprobados según la aplicación real y las necesidades laborales.
Dar seguimiento a las actividades de la unidad y garantizar que todas las transacciones se ejecuten de manera precisa y correcta.
Dar seguimiento periódico al proceso de arqueo de caja para cobros y pagos.
Revisar los informes emitidos por la Unidad de Gestión de Efectivo y presentarlos a la autoridad competente.
Cobros:
Realizar conciliaciones bancarias en coordinación con la Unidad de Ingresos y Cuentas por Cobrar y el Libro Mayor General para registrar los asientos de conciliación dentro del período financiero especificado.
Dar seguimiento diario a la cuenta bancaria para verificar las transferencias entrantes (cobros) y conciliarlas con las notificaciones bancarias recibidas.
Recibir efectivo de las partes correspondientes (proveedor/entidad), preparar diariamente un estado detallado de cobros y garantizar su conciliación con los comprobantes de recibo.
Garantizar que la notificación bancaria sea enviada a la Unidad de Ingresos y Cuentas por Cobrar después de depositar el efectivo en la cuenta bancaria de la universidad para realizar los asientos de conciliación necesarios.
Realizar arqueos de caja periódicamente de acuerdo con las políticas y procedimientos aprobados por la universidad.
Archivar todos los documentos justificativos relacionados con las operaciones de cobro en la Unidad de Gestión de Efectivo.
Pagos:
Emitir y dar seguimiento a órdenes de desembolso y órdenes de pago después de verificar la validez de los documentos justificativos y notificar a la Unidad de Gastos y Cuentas por Pagar para registrar los asientos contables necesarios.
Realizar conciliaciones bancarias en coordinación con la Unidad de Gastos y Cuentas por Pagar y el Libro Mayor General para registrar los asientos de conciliación dentro del período financiero especificado.
Realizar arqueos de caja periódicamente de acuerdo con las políticas y procedimientos aprobados por la universidad.
Archivar todos los documentos justificativos relacionados con las operaciones de pago en la Unidad de Gestión de Efectivo.
Anticipos:
Realizar el proceso de apertura, cierre y reposición de anticipos permanentes y temporales después de obtener las aprobaciones correspondientes.
Revisar las solicitudes aprobadas de reposición de anticipos permanentes con el fin de registrar los importes desembolsados dentro del período financiero especificado.
Unidad de Control e Informes:
Libro Mayor General:
Verificar la transferencia de todos los asientos diarios preparados por la Unidad de Contabilidad Financiera al libro mayor general.
Garantizar que todos los asientos de ajuste al final del período financiero (mensual y anual) sean ingresados por la Unidad de Contabilidad Financiera.
Completar todas las actividades de cierre mensual y anual en cooperación con las unidades correspondientes.
Conciliar los saldos de libros y registros contables con los saldos del libro mayor general.
Mantener y actualizar las actividades de cierre mensual y anual de acuerdo con la aplicación real y cualquier nuevo requisito que surja en las unidades de la Administración Financiera.
Garantizar el cierre del libro diario.
Preparar el balance de comprobación y garantizar el equilibrio de las cuentas.
Dar seguimiento con la Unidad de Contabilidad Financiera sobre la necesidad de agregar, modificar o desactivar una cuenta.
Archivar los asientos contables y todos los documentos justificativos relacionados con el registro y tratamiento de provisiones.
Preparar y revisar los asientos contables relacionados con el registro y tratamiento de provisiones (excepto beneficios de empleados).
Informes financieros:
Recibir el balance de comprobación aprobado, conciliar el lado deudor con el lado acreedor e identificar los elementos relacionados con el estado de situación financiera y el estado de desempeño financiero.
Preparar informes financieros (incluyendo divulgaciones) de acuerdo con los requisitos de las políticas contables aprobadas, incluidos el estado de desempeño financiero, el estado de situación financiera, el estado de cambios en los activos netos, el estado de flujos de efectivo y las diferencias entre el desempeño real y el presupuesto.
Preparar informes sobre la sostenibilidad financiera a largo plazo de la universidad, identificando la información y los supuestos relacionados, presentando los flujos futuros más importantes de entradas y salidas, y actualizándolos.
Preparar un informe de revisión y análisis de los estados financieros, incluyendo una visión general de las operaciones financieras de la universidad, las tendencias y cualquier riesgo futuro.
Identificar cualquier elemento en los estados financieros con cambios significativos y revisar el libro mayor relacionado para garantizar la exactitud y precisión de los asientos contables registrados durante el período financiero especificado.
Conciliar los saldos iniciales de los estados financieros con los saldos finales del período financiero anterior (coordinando su tratamiento con la Unidad de Contabilidad Financiera) y notificar a las entidades correspondientes (incluidas las autoridades de control) sobre cualquier impacto en períodos financieros anteriores.
Archivar todos los informes financieros y administrativos y los documentos justificativos.
Coordinar con las autoridades de control internas y externas y proporcionarles todos los informes financieros y administrativos y documentos justificativos dentro del plazo especificado.
Contabilidad de costos:
Determinar los principios principales que deben seguirse en el proceso de cálculo y distribución de costos.
Comprender y analizar los elementos y generadores de costos de cada proyecto y diferenciar entre costos directos e indirectos.
Dar seguimiento al proceso de cálculo de costos basado en la distribución de costos en cooperación con las entidades técnicas correspondientes.
Participar con las entidades correspondientes de la universidad en la determinación del costo de bienes y servicios.
Vincular y armonizar los informes de costos con los informes de estados financieros para garantizar su coherencia en los períodos financieros.
