采购与合同管理处 - 哈立德国王大学

愿景、使命与目标

愿景

为大学各部门及其全体员工提供满足需求的各类服务，以最大限度地利用现有物质资源，根据优先顺序保障需求，服务大学利益，并符合相关法规和制度。

使命

组织并提升采购业务和采购程序，以达到最高水平的专业性和职业化，并符合政府招标和采购过程中所遵循的法规、制度、规则和程序。

目标

质量： 以最低成本满足大学需求，同时在采购材料和设备时兼顾质量与服务，并符合大学需求。
持续性： 通过提供材料、设备和用品，确保教育过程持续进行，不中断或受到影响。
合理化： 在采购业务中的合理化管理。

管理任务

与相关部门协商确定大学对材料、家具、机械、教学和医疗设备等的需求，制定其规格，并采取必要的采购程序予以保障。
接收采购申请，对其进行研究、协调和准备，并在 Etimad 平台上发布，同时寻找合适的供应商以满足大学需求。
根据政府招标与采购制度，执行与采购所需材料、设备和仪器相关的所有工作。
根据政府招标与采购制度，执行与供应、持续服务和建设项目招标相关的所有工作。
在 Etimad 平台上执行招标公告和邀请程序，并与相关监督和申请部门协调，答复公司咨询。
监督并参与招标分析工作，以确保其符合政府招标与采购制度。
起草合同，完成签署工作，并通知相关部门。
执行直接采购、例外项目和招标程序。
办理进口货物清关手续，并协助将其送达申请的大学部门。
为大学各部门提供办公用品、办公家具、玻璃器皿、化学品和教学用品，并通过中央仓库分发至各大学单位。
安排出售多余设备和材料，并采取所有合法程序进行处置。
审查和核对财务结算及索赔，并支付供应商应得款项。
根据政府招标与采购制度及其实施条例，跟进合同执行并采取所有必要措施。
管理并跟进合同管理部门的工作，监督与合同相关文件的准备工作。
全面管理并跟进采购工作。
记录、交接、接收并保存与合同和采购管理及其部门相关的所有事务。
为大学财务事务管理部门编制定期报告，说明工作进展、现有障碍以及解决这些障碍的建议。
在获得必要财政批准后，准备合同并签发采购批准文件。
审查合同文件的时间表和适用的财务条件，以确保其准确性和完整性。
与管理部门共同审查合同，特别是主要合同，并在授权签署人签字前完成审批。
安排合同签字和盖章程序，并确保由授权人员签署。
准备公开和有限招标，并将其提交竞争。
承担所有已签署和已执行合同的中央归档工作。
最大限度降低商业和合同风险。
审计并审核大学内部系统中的交易，并进行分类。
批准需要支出效率局批准的招标项目。
在 Etimad 平台录入合同。
批准需要财政部批准的合同。
将合同提交总审计局，并回复相关意见（如有），直至获得批准。
向天课与税务总局通报新合同及合同执行期间发生修改的合同。
评估承包商，并将其资料保存在招标档案中。
统计并通知管理部门连续三个合同绩效达到 70% 的承包商。
根据政府采购条例规定的规则和制度延长合同。
向违反合同义务的承包商发出警告。
接收高价值招标项目的本地化内容逐步实施计划。
接收项目的现场、阶段及最终成果。
根据政府采购制度第 75 条，对承包商实施部分撤销并由其承担执行费用。
根据政府采购制度第 70 和 71 条处理分包合同。
根据政府采购制度第 76、77 和 78 条终止合同。
根据政府采购制度第 64 条实施条例第 108 条，记录 10% 预付款并进行处理。
提交月度和最终结算报告。
向符合条件的承包商发放应得罚款。

组织架构

管理表格

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