مركز الوثائق والمحفوظات

مركز الوثائق والمحفوظات - جامعة الملك خالد

عن المركز

الرؤية:
تحقيق التميز في إدارة الوثائق والمحفوظات بجامعة الملك خالد بما يتوافق مع أفضل الممارسات والمعايير الوطنية والدولية.

الرسالة:
إدارة الوثائق والمحفوظات بشكل فعال ومنظم، يضمن حفظها وسهولة الوصول إليها، ودعم العمليات الإدارية والأكاديمية في الجامعة.

النشأة:
تم إنشاء مركز الوثائق والمحفوظات بجامعة الملك خالد في عام 1429 هـ بناءً على قرار مجلس الوزراء رقم 139 وتاريخ 4/8/1427 هـ القاضي بالموافقة على توصيات اللجنة الوزارية الخاصة بدراسة كيفية التعامل مع الوثائق الرسمية وتداولها في الأجهزة الحكومية.

الأهداف:
ويهدف انشاء المركز إلى تطبيق نظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية والخطط المتعلقة بالوثائق من خلال التالي:

جمع الوثائق وتنظيمها وحفظها
تيسير الحصول على الوثائق عند الحاجة إليها
العمل على تقليل انتاج الوثائق التي لا حاجة إليها، توفيراً للوقت والجهد والمال.
تحسين نوعية الوثائق وتنميط المتماثل منها تسهيلاً للأداء وميكنة العمل الإداري.
نشر الوعي الوثائقي بين العاملين في المركز بشكل خاص والجامعة بشكل عام.

مهام المركز

التنسيق والتكامل مع المركز الوطني للوثائق والمحفوظات فيما يحقق خدمة الوثائق وسلامتها.
فهرسة وثائق الجامعة ومسحها وتكشيفها وتصنيفها وترميزها وحفظها وصيانتها وفقاً للأنظمة واللوائح وخطط التصنيف والترميز الخاصة بالوثائق.
توفير الوثائق والمعلومات والبيانات اللازمة للمستفيدين وفقاً لما تحدده التعليمات المنظمة لذلك.
التنسيق مع الجهات المختصة في الجامعة لتدريب العاملين في المركز وتأهيلهم في مجال الاختصاص.
التنسيق الإداري والفني لأعمال اللجنة الدائمة للوثائق ولجان التقويم ولجان الإتلاف ولجان الترحيل.
الرصد التاريخي لنشأة الجامعة وأنظمتها ولوائحها وخططها وبرامجها ومشاريعها وتنظيماتها الإدارية والإجرائية.
العمل على تهيئة أماكن حفظ الوثائق وتوفير الوسائل المناسبة لحفظ الوثائق وحمايتها.
متابعة وتقويم تطبيق أنظمة الوثائق ولوائحها وأدلتها من قبل الوحدات الإدارية في الجامعة.
العمل مع الإدارات المختصة في الجهاز لوضع المعايير الموضوعية والشكلية للوثائق، وتنميط الوثائق المتماثلة، وتجنب انتاج الوثائق التي لا حاجة إليها، والتنسيق مع المركز الوطني للوثائق والمحفوظات في هذا الشأن.
تحديد احتياجات المركز الإدارية والمالية لإدراجها في ميزانية الجامعة السنوية.
إعداد خطط وبرامج عمل المركز السنوية والخمسية.
أي مهمة أخرى يكلف بها في مجال اختصاصه.

الوحدات ومهامها

1. وحدة الوثائق النشطة:

1.1. الهدف العام:

تهدف وحدة الوثائق النشطة إلى الاهتمام بالوثائق خلال فترة ووجودها في الوحدات التنظيمية المختلفة في الجهاز، قبل نقلها إلى مركز الوثائق والمحفوظات، لضمان سلامة التعامل معها وفقاً لنظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية وخطة التصنيف والقواعد والإجراءات وقوائم رؤوس الموضوعات المعتمدة.

1.2. المهام:

الإشراف على الأقسام المرتبطة بها والتأكد من أدائها أعمالها وفق ما هو مخطط له.
الإشراف على إعداد اللوائح والقواعد والإجراءات المنظمة للعمل في القسم.
الإشراف على إعداد خطة التصنيف والترميز للجامعة وأدلتها وفقاً لنظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية.
العمل على تنظيم الوثائق وفقاً لخطة التصنيف وبحسب القواعد والإجراءات وقوائم رؤوس الموضوعات المعتمدة.
العمل على تطوير وتحديث قواعد وإجراءات تنظيم الوثائق وقوائم رؤوس الموضوعات المعتمدة,
الإشراف على تحديد مدد حفظ الوثائق بالتعاون مع اللجنة الدائمة للوثائق ومتابعتها.
الإشراف على إعداد وتحديث دليل الترميز الداخلي للجامعة وفروعه وفق ترميز الأجهزة الحكومية، بالاشتراك مع إدارة التطوير الإداري في الجامعة وبالتنسيق مع المركز الوطني في ذلك.
متابعة تطبيق الوحدات التنظيمية المختلفة في الجهاز لخطة التصنيف والترميز.
تحديد احتياج الإدارة من القوى العاملة والأجهزة والمواد.
تقديم تقارير دورية عن إنجازات الإدارة والاقتراحات المناسبة لتطويرها.
أي مهمة أخرى تكلف بها في مجال اختصاصها.

2. وحدة الوثائق متوسطة النشاط

2.1 الهدف العام:

تهدف إدارة الوثائق متوسطة النشاط إلى العناية بالوثائق في مرحلتها الثانية (متوسطة النشاط) عند نقلها من الوحدات التنظيمية التي نشأت فيها إلى مركز الوثائق والمحفوظات في الجامعة.

2.2. المهام:

الإشراف على الأقسام المرتبطة بها والتأكد من أدائها أعمالها في استقبال وتسلم الوثائق من إدارات وفروع الجهاز بحسب التعليمات المنظمة لذلك.
الإشراف على اختيار رؤوس الموضوعات للوثائق المكشفة وفقاً لقائمة رؤوس الموضوعات المعتمدة في المركز.
الإشراف على تجهيز الوثائق المعدة للمسح الإلكتروني وترحيلها إلى وحدة المسح الإلكتروني.

الهيكل الإداري

بيانات منسوبي المركز

مدير المركز / د. رانية مفرح آل مفرح

تحويلة :

مساعد المدير / حسن أحمد حسن السعيدي

تحويلة:

وحدة الوثائق دائمة الحفظ / علي محمد أحمد مجهلي + حسن محمد جابر غزواني

تحويلة علي :

تحويلة حسن :

وحدة الوثائق النشطة وإنجاز/ سعيد بن ناصر بن موسى آل مزهر+ خيرية درع القحطاني

تحويلة سعيد :

تحويلة خيرية :

وحدة الوثائق المتوسطة النشاط / خالد إبراهيم حسين العسيري+ حسن يحي الخالدي

تحويلة خالد :

تحويلة حسن :

وحدة الوثائق السرية / عبد الله حسن الفيفي

تحويلة :

برنامج إنجاز
برنامج الأرشفة الإلكترونية
برنامج الوثائق الرقمية

بيانات حسابات التواصل

البريد الإلكتروني :

ترميز الجامعة

للاطلاع على ترميز جامعة الملك خالد للعام 2024 ()

رفع الوعي الوثائقي

الإشراف على الأقسام المرتبطة بها والتأكد من أدائها أعمالها في استقبال وتسلم الوثائق من إدارات وفروع الجامعة بحسب التعليمات المنظمة لذلك.
الإشراف على تهيئة أماكن الحفظ الدائم وتجهيزها بما يلزم من الأرفف والخزائن ووسائل السلامة.
الإشراف على تجهيز وترحيل الوثائق الدائمة الحفظ إلى المركز الوطني للوثائق والمحفوظات بعد انتهاء مدة حفظها في المركز وفقاً للقواعد والإجراءات المعتمدة.
الإشراف على إتلاف الوثائق المؤقتة الحفظ بعد انتهاء المدة الزمنية المقررة لحفظها وفقاً للقواعد والإجراءات المعتمدة.
متابعة أعمال التنسيق الفني لمهمات اللجنة الدائمة للوثائق ولجان التقويم والإتلاف والترحيل.
الإشراف على تزويد إدارات وأقسام ووحدات الجامعة بصور من الوثائق القديمة عند الحاجة إليها بحسب القواعد والإجراءات المعتمدة.
متابعة إعادة الوثائق المعارة إلى أماكن حفظها وفقاً للقواعد والإجراءات المعتمدة.
العمل على تمكين المستفيدين من خارج الجهاز من الاطلاع على الوثائق أو تداولها وفقاً للقواعد والإجراءات المعتمدة.
الإشراف على ترحيل الوثائق دائمة الحفظ إلى المركز الوطني للوثائق والمحفوظات.
التأكد من صحة ودقة واكتمال البيانات المقدمة للمركز الوطني للوثائق والمحفوظات عن وثائق الجامعة.
تحديد احتياجات الوحدة من القوى العاملة والأجهزة والمواد.
تقديم تقارير دورية عن إنجازات الوحدة والاقتراحات المناسبة لتطويرها.
أي مهمة أخرى تكلف بها في مجال اختصاصها.