انطلاقًا من التزام جامعة الملك خالد بالارتقاء بجودة الخدمات المقدمة لمنسوبيها ومستفيديها، وتماشيًا مع توجهات وزارة التعليم الرامية إلى تعزيز رضا المستفيدين وتيسير الوصول إلى الخدمات الإلكترونية بكفاءة وسرعة وموثوقية، تأتي هذه الاتفاقية لتوضيح مستويات تقديم الخدمات الإلكترونية عبر بوابات الجامعة ومنصاتها الرقمية، وتحديد التزامات مقدم الخدمة وحقوق المستفيدين، إلى جانب بيان آليات الدعم والمتابعة والقياس والتحسين المستمر.
وتحرص الجامعة على إتاحة خدماتها الإلكترونية على مدار أيام الأسبوع، وفقًا لطبيعة كل خدمة ومستوى جاهزيتها، مع العمل المستمر على تطوير الخدمات الحالية وإضافة خدمات جديدة تباعًا. ويلتزم مستخدمو الخدمات الإلكترونية بالشروط والمتطلبات والسياسات الخاصة بكل خدمة، كما هو موضح في دليل الخدمات الإلكترونية، وبما لا يتعارض مع الأنظمة واللوائح المعمول بها.
وتُعد استفادة المستخدم من أي خدمة إلكترونية مشمولة بهذه الاتفاقية إقرارًا منه بالاطلاع على أحكامها والموافقة عليها، دون إخلال بالشروط والأحكام والسياسات الخاصة بكل خدمة.
ولمزيد من المعلومات عن حول الخدمات الإلكترونية (اضغط هنا).
الهدف من الاتفاقية
تحديد مستويات التوافر والمدة المستهدفة لإنجاز الخدمات الإلكترونية.
توضيح حقوق المستفيدين والتزاماتهم، والتزامات الجامعة بوصفها مقدم الخدمة.
توحيد منهجية قياس جودة الخدمات الإلكترونية والإفصاح عن نتائجها.
رفع مستوى رضا المستفيدين وتعزيز التحسين المستمر للتجربة الرقمية.
نطاق التطبيق
تسري هذه الاتفاقية على الخدمات الإلكترونية المنشورة عبر موقع جامعة الملك خالد وبواباتها وتطبيقاتها الرقمية، وتشمل خدمات الطلاب وأعضاء هيئة التدريس والموظفين والباحثين والزوار والمستفيدين من خارج الجامعة بحسب طبيعة كل خدمة.
المبادئ العامة للاتفاقية
العدالة والمساواة في التعامل مع طلبات المستفيدين.
حماية الخصوصية وسرية البيانات وفق السياسات والأنظمة المعتمدة.
إتاحة الخدمات على مدار الساعة متى نص جدول الخدمة على ذلك.
احتساب مدة الإنجاز بعد اكتمال الطلب وصحة البيانات والمرفقات.
إشعار المستفيد بحالة الطلب عبر القنوات الرقمية المتاحة بحسب طبيعة الخدمة.
استبعاد الطلبات غير المكتملة أو المخالفة للأنظمة والشروط الخاصة بالخدمة.
حقوق المستفيد
الحصول على معلومات واضحة عن الخدمة، تشمل وصفها، ومتطلباتها، وقنوات تقديمها، والمدة الزمنية المتوقعة لإنجازها.
الحصول على الخدمة وفق مستويات الخدمة المعلنة، متى استوفى جميع المتطلبات والشروط اللازمة.
معاملة طلباته بسرية وعدالة وشفافية، وحماية بياناته الشخصية وفق الأنظمة والسياسات المعتمدة.
متابعة حالة طلبه إلكترونيًا، متى كانت الخدمة تدعم ذلك.
تقديم الملاحظات أو الشكاوى أو المقترحات عبر القنوات المعتمدة، والاطلاع على آلية معالجتها.
التزامات المستفيد
إدخال بيانات صحيحة ومحدثة ومطابقة للوثائق الرسمية، وإرفاق جميع المستندات المطلوبة.
المحافظة على بيانات الدخول وعدم مشاركتها مع الآخرين، والإبلاغ فورًا عن أي استخدام غير مصرح به للحساب.
الالتزام بالأنظمة واللوائح وشروط الاستخدام والسياسات المنظمة لكل خدمة إلكترونية.
استخدام الخدمات الإلكترونية للأغراض المخصصة لها، وعدم إساءة استخدامها أو محاولة الإضرار بالأنظمة أو البيانات أو المستخدمين.
التعاون مع الجامعة بتزويدها بأي معلومات أو مستندات إضافية عند الحاجة، والإبلاغ عن الأعطال أو الملاحظات التي قد تؤثر في جودة الخدمة.
حقوق الجامعة
رفض أو استبعاد الطلبات غير المستوفية للمتطلبات أو التي تتضمن بيانات أو مستندات غير صحيحة أو غير مكتملة.
تعليق بعض الخدمات الإلكترونية مؤقتًا لأغراض الصيانة أو التحديث أو لأسباب أمنية أو تشغيلية، مع إشعار المستفيدين متى كان ذلك ممكنًا.
التحقق من صحة البيانات والمستندات المقدمة واتخاذ الإجراءات المناسبة عند وجود أي مخالفة للأنظمة أو السياسات المعتمدة.
التزامات الجامعة
تقديم الخدمات الإلكترونية وفق مستويات الخدمة المعلنة، والعمل على ضمان جودتها واستمراريتها وتحسينها المستمر.
معالجة الطلبات المستوفية للمتطلبات خلال المدد الزمنية المستهدفة، مع مراعاة الحالات التي تستلزم موافقات أو إجراءات نظامية إضافية.
حماية بيانات المستفيدين والمحافظة على سريتها وفق الأنظمة والسياسات المعتمدة في مجال الخصوصية والأمن السيبراني.
توفير قنوات للدعم الفني ومعالجة الأعطال التقنية ومشكلات الوصول وفق الأولويات والإجراءات المعتمدة.
مراجعة مستويات الخدمة وتحديثها بشكل دوري بما يتوافق مع التطوير المستمر واحتياجات المستفيدين.
إشعار المستفيدين بأي انقطاع أو صيانة مجدولة أو تحديثات قد تؤثر في تقديم الخدمات، متى كان ذلك ممكنًا.
مؤشرات قياس أداء الخدمات الإلكترونية
م | المؤشر | التعريف |
| 1 | رضا المستفيدين | متوسط تقييم المستفيدين للخدمة |
| 2 | عدد التعاملات عبر الخدمة الإلكترونية | حجم الطلبات أو العمليات المنفذة عبر الخدمة |
| 3 | مدة الإنجاز | المدة من اكتمال الطلب حتى إغلاقه أو إصدار النتائج |
| 4 | توافر الخدمة | استمرارية إتاحة النظام للمستفيدين |
| 5 | نسبة الرقمنة | مدى تنفيذ رحلة الخدمة إلكترونيًا دون إجراءات ورقية |
| 6 | نسبة إكمال الخدمة | نسبة المستفيدين الذين أتموا الخدمة بنجاح |
التوافر والصيانة
تستهدف الجامعة إتاحة الخدمات الإلكترونية على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع. ولا يدخل ضمن عدم التوافر الأسباب التالية :
الصيانة المجدولة والمعلن عنها.
الأعطال الناتجة عن مزودي الاتصالات أو الخدمات المشتركة
الكوارث والظروف القاهرة
الإجراءات الأمنية العاجلة اللازمة لحماية الأنظمة والبيانات.
الشكاوى والتصعيد
يقدم المستفيد الشكوى أو الملاحظة عبر قنوات التواصل أو نظام البلاغات المعتمد.
تسجل الشكوى برقم مرجعي وتوجه إلى الجهة المالكة للخدمة أو الجهة الفنية المختصة.
تُصعّد الحالات المتأخرة أو المتكررة وفق مصفوفة التصعيد الداخلية.
تُحلل الشكاوى والبلاغات دوريًا لاستخلاص فرص التحسين ومنع تكرار الأسباب الجذرية.
الحوكمة والمراجعة والتحسين
تعيين مالك لكل خدمة مسؤول عن تحديث وصفها ومتطلباتها ومستوى خدمتها.
مراجعة المؤشرات والنتائج الفعلية بصورة دورية وإعداد تقارير أداء للإدارة المختصة.
تحديث الاتفاقية عند إطلاق خدمات جديدة أو تغيير مدد الإنجاز أو قنوات التقديم.
إجراء مراجعة سنوية شاملة للاتفاقية واعتماد النسخة المحدثة وفق الصلاحيات.
إقرار الاستخدام
يعد استخدام المستفيد لأي من الخدمات الإلكترونية المشمولة بهذه الاتفاقية إقرارًا بالاطلاع على أحكامها وقبولها، مع بقاء الشروط والأحكام والسياسات الخاصة بكل خدمة نافذة ومكملة لهذه الاتفاقية.