الإدارة العامة للاتصالات الإدارية - جامعة الملك خالد

إدراكًا منا لأهمية إدارة الاتصالات الإدارية ودورها المهم والحيوي لخدمة جميع جهات الجامعة، فإننا نسعى لتطوير العمل الإداري ونقله من الإجراء التقليدي إلى العمل المتطور وذلك باستخدام وسائل التقنية الحديثة التي تسهل العمل الإجرائي وتختصر الزمن والوقت والجهد وسنبذل قصارى جهدنا في سبيل الرقي بالإدارة واضعين هدفنا تحقيق رؤية واستراتيجية الجامعة المتماشية مع استراتيجية منطقة عسير المواكبة لرؤية المملكة 2030.

الرسالة

تمكين جميع المستفيدين من التمتع بخدمات إدارية فعالة بطريقة آمنة ومتكاملة وسهلة وعبر قنوات إلكترونية واضحة وميسرة

الرؤية

إدارة رائدة في أتمتة التواصل المكتوب من خلال خلق بيئة مراسلات وتقنية ذكية.

القيم

في ضوء الالتزام بالقيم الإسلامية، وتوافقًا مع قيم الجامعة، تؤمن إدارة الاتصالات الإدارية بالآتي:

• الأمانة

• الالتزام

• الريادة

• الابتكار

• الشفافية

• التكامل

• العمل الجماعي

الأهداف

• تحسين مستوى جودة الخدمات المقدمة لجهات الجامعة المختلفة .
• تحقيق أهداف الخطة الوطنية لتقنية المعلومات والاتصالات .
• تطوير العمل الإلكتروني ضمن منظومة الحكومة الإلكترونية .
• الربط الشبكي الآمن والخاص بين الجامعة والوزارة والجهات الحكومية .
• تحقيق نظام الأرشفة الإلكترونية .
• رفع كفاءة الإنتاج الإداري والتقني للقدرات البشرية بالإدارة .
• تبني تقنيات المعلومات والاتصالات المتقدمة الناجحة .
• ابتكار الخدمات والحلول الإلكترونية باستخدام تقنيات آمنة وفعالة.
   

قسم المعاملات

-إدارة المعاملات الورقية

• قسم (الوارد العام) ويعمل على نظام انجاز ويقوم ب: ـ

1. استلام المعاملات الواردة من خارج الجامعة وإحالتها إلى جهات الاختصاص داخل الجامعة.

2. التأكد من صحة توجيه المعاملات

3. حفظ المعاملات التي لا تحتاج ارسالها ورقياً.

4. تسليم المعاملة بكشف لقسم المراسلات الداخلية

• قسم (الصادر العام) ويعمل على نظام انجاز ويقوم ب: ـ

1. استقبال المعاملات من الجهات الداخلية في الجامعة و عمل رقم صادر لها وإرسالها لجهاتها الخارجية عن طريق القنوات الرسمية.

2. ادخال بيانات المعاملات في برنامج انجاز.

3. عمل كشوفات للمعاملات والمرفقات.

4. ارسال المعاملات الى قسم البريد.

-إدارة المعاملات الإلكترونية

• قسم (أعملي) ويعمل على نظام انجاز وبرنامج راسل وينقسم الى قسمين: ـ

1. صادر أعمالي / بعد عمل رقم صادر على انجاز يتم إرسالها الكتروني عن طريق برنامج راسل الى وزارة والتعليم.

2. وارد أعمالي / يستقبل المعاملة عن طريق برنامج راسل وتطبع ثم تقيد في انجاز واحالتها لجهة الاختصاص.

• قسم (يسر) ويعمل على نظام انجاز وبرنامج يسر وينقسم الى قسمين: ـ

1. صادر يسر / يتم عمل رقم صادر وارسالها الكتروني في برنامج يسر.

2. وارد يسر / يتم قبول المعاملة وإحالتها لجهة الاختصاص في الجامعة.

    

    

القسم السري 

• قسم (الوارد السري) ويعمل على نظام انجاز ويقوم ب: ـ

1. استلام المعاملات الوارد السري من خارج الجامعة وإحالتها إلى جهات الاختصاص داخل الجامعة.

2. التأكد من صحة توجيه المعاملات

3. حفظ المعاملات التي لا تحتاج ارسالها ورقياً.

4. تسليم المعاملة مظرفة بكشف لقسم المراسلات الداخلية

 قسم البريد

• وحدة البريد الرسمي

1. استلام وتسليم المعاملات الواردة للإدارة عن طريق مراسل الجهات بالجامعة او عن طريق البريد الرسمي

• وحدة البريد المستعجل

1. استلام وتسليم المعاملات الواردة للإدارة عن طريق موزع البريد الممتاز

قسم المساندة

• قسم فريق إنجاز: ـ

1. استلام وتسليم المعاملات الواردة للإدارة عن طريق مراسل الجهات بالجامعة او عن طريق البريد السعودي

2. تحويل المعاملات الى القسم المختص داخل الإدارة

3. استلام المعاملات الصادرة من الإدارة وتسليمها للبريد السعودي او للجهات الخارجية ذات العلاقة

   

    

• نموذج فهرسة
• نموذج إعادة معاملة

• استلام جميع المراسلات والمكاتبات الواردة للإدارة وإكمال إجراءات قيدها وإحالتها للوحدات المختصة بالجامعة مع مراعاة عدم فتح المراسلات الخاصة والسرية منها إلا من القسم المختص بالإدارة.

• استقبال جميع المراسلات والمكاتبات الواردة إلى الإدارة وتسجيلها وإرسالها لجهاتها المعنية بالجامعة.

• وضع التنظيم اللازم للملفات والمحفوظات وحفظها وصيانتها من التلف بشكلها الأصلي حتى ترسل إلى إدارة الوثائق والمحفوظات.

• العمل على نقل وتوزيع المراسلات الخاصة داخل الجامعة وخارجها.

• الإشراف على تنظيم المعاملات والمعلومات وحفظها بشكل يساعد على استخراجها بسهولة ويسر.

• إعداد التقارير الدورية عن نشاطات وإنجازات الإدارة ومعوقات الأداء فيه وسبل التغلب عليها.

• أي مهام أخرى تكلف بها الإدارة من قبل صاحب الصلاحية في مجال المراسلات البريدية.

للاطلاع على اللائحة الرسمية للاتصالات الإدارية  (اضغط هنا).

مركز الاتصال الموحد لرعاية المستفيدين

8000

في خدمتكم 24/7

___________________________________________________________________

العنوان الوطني – لوكيشن