وحدات الادارة العامة للتخطيط والميزانية
هي المسؤولة عن تنفيذ مهام وأعمال وإجراءات الإدارة بشقيها المالي والإداري وتنقسم الى ست وحدات وهي على النحو الاتي:
وحدة السكرتارية والاتصالات والأرشفة والمتابعة:
يجب رفع عدد الموظفين في هذه الوحدة الى (3 موظفين) وستكون مهامها على النحو الاتي:
- قيام هذه الوحدة بمهام السكرتارية بالإدارة.
- أرشفة المستندات (إلكترونيا وورقيا).
- متابعة المعاملات الصادرة من الإدارة والواردة لها ورفع تقارير دورية عنها.
- متابعة مؤشر سرعة استجابة وحدات الجامعة مع خطابات الإدارة.
- مراجعة مواعيد المدير المستقبلية وعمل الترتيبات اللازمة لها.
- المتابعة الحثيثة لسير عمل موظفي الإدارة بمختلف وحدات الإدارة.
وحدة تحليل ومتابعة الإجراءات الإدارية والمالية:
تقوم هذه الوحدة بعدة مهام حيث تهتم هذه الوحدة بدراسة وتحديث وتطوير إجراءات النظام المالي في الجامعة وهندرتها دوريا لضمان اختصار الوقت والجهد ورفع مستوى الجودة، ومن اختصاصها التالي:
- متابعة الإجراءات داخل النظام المالي في الجامعة.
- متابعة ما يتم استحداثه أو طلب تعديله أو تصحيحه على منصة اعتماد والنظام المالي.
- تحسين إجراءات عملية التخطيط المالية ومتابعتها مع الجهات وتحويل هذه الإجراءات الى أتمته بالكامل.
- تحسين وتطوير الإجراءات داخل الإدارة.
- دراسة أي تعديل على الإجراءات مع فرق العمل المختلفة ـــ أتمته إجراءات النظام المالي الداخلي.
وحدة التخطيط المالي:
تقوم هذه الوحدة بالتخطيط الأمثل للموارد المالية للجامعة بما يتوافق مع تعليمات ميزانية الدولة ومركز تحقيق كفاءة الانفاق ونظرا لكبر حجم عملها ستحتاج لرفع عدد موظفيها الى (3موظفين) ومهامها كالتالي:
- اخراج البيانات المالية بجودة عالية.
- اعداد مشروع الموازنة العامة للجامعة.
- دراسة بنود ميزانية الجامعة ومراقبة نسب الصرف.
- العمل على تحسين التقارير المالية الصادرة من الإدارة.
- متابعة مستخلصات العقود تحت التنفيذ.
- اعداد دراسات حول المشاكل المالية آلية أيجاد حلول مستديمة لها.
- متابعة مؤشرات الأداء المالي.
- مشاركة الفريق الاستشاري بإدارة المشاريع.
وحدة الارتباطات ومتابعة البنود:
تقوم هذه الوحدة بالحجوزات والارتباطات المالية على جميع المطالبات المالية في أطار بنود ميزانية الجامعة في ضوء تعليمات الميزانية العامة للدولة ولها عدة مهام وهي على النحو الاتي:
- تكون مسئولة عن الارتباطات على جميع البنود كلا في مكانه الصحيح.
- تهتم بتسجيل جميع المعاملات التي لم يوجد لها (سيولة) أو اعتماد مالي في نموذج (موقف السيولة) المرفوع على google drive وذلك لأخذها في الاعتبار عند إعداد المناقلة.
- تهتم بعكس الارتباطات التي تخص عقود الاشراف والعقود التشغيلية على نموذج (العقود التشغيلية وعقود الاشراف) المرفوع على google drive.
- تهتم بعكس الارتباطات التي تخص البنود الخدمية على نموذج (البنود الخدمية) المرفوع على google drive.
- تهتم بتحديث نموذج (تعويضات العاملين) المرفوع على google drive.
- تهتم بتحديث نموذج (الارتباطات المؤقتة) المرفوع على google drive.
- تهتم بتحديث نموذج (متابعة البنود) المرفوع على google drive.
- إعداد تقارير أسبوعية ونصف شهرية عن حصر للارتباطات ومتابعتها والمنصرف منها.
وحدة تحليل الطلب وتحقيق كفاءة الانفاق:
تختص هذه الوحدة بتحقيق كفاءة الانفاق من خلال تحليل الطلب حيث يتضح مدى ملائمة طلبات الجهات المختلفة بالجامعة مع الاحتياج الفعلي لها وذلك بتكوين فريق استشاري فني وتقني وهندسي (يتكون الفريق من عدد 5 من أعضاء بالجامعة أو خارجها من المختصين ذوي الخبرات في الجوانب المالية والإدارية والتقنية والهندسية). ليكونوا مسئولين عن التالي:
- دراسة جميع عقود المشاريع والبرامج القائمة ومراقبتها ماليا وإداريا.
- دراسة جميع مبادرات الخطة الاستراتيجية والموافقة عليها من عدمه.
- دراسة الاحتياج للعقود الرأسمالية والتشغيلية الجديدة ومقارنتها بالعقود القائمة حاليا.
- إعداد نماذج لدراسة جدوى تعتمدها الجهات عند طلب عقود تشغيلية أو رأسمالية.
- إعداد إجراءات عمل بالاتفاق مع وحدة الإجراءات.
وحدة التشكيلات الوظيفية:
وتتركز مهام هذه الوحدة في النقاط التالية:ـ
- مطابقة جميع الوظائف مع وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية وتزويدهم بقرارات وبيانات الموظفين والوظائف.
- حجز الوظائف للتعيين والترقية والتعاقد للسعوديين وغير السعوديين.
- تسجيل وظائف الجامعة المحدثة والمعدلة في ميزانية كل عام وترتيبها وترقيمها وترميزها وتبلغيها لوزارة المالية ووزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية ومتابعة تسجيلها.
- استكمال إجراءات الترقية حسب الإجراءات النظامية وما يتبعها من حصر الوظائف الشاغرة للمستحقين عليها والرجوع لبياناتهم.
- إجراءات النقل الوظيفي سواء بالنقل للجامعة أو منها وكذلك إجراءات النقل المكاني والنقل الوظيفي.
- استكمال إجراءات تحوير الوظائف والرفع بها لوزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية.
- تزويد الجهات الداخلية بالإحصاءات والتقارير.
- أعداد بيان بالوظائف المطلوب الترقية عليها وبيان منسوبي الجامعة المستحقين للترقية النظامية.
- متابعة القرارات الغير منفدة على النظام الإداري والمالي والتأكد من تحديث البيانات والوقوعات الوظيفية ومراجعة الأخطاء والبيانات الغير مسجلة ومعالجتها.
- تسجيل وتحديث الوقوعات وإرفاق الوثائق اللازمة لوزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية عبر نظام توثيق(وهي الإجراءات التي تتخذ على الوظيفة لتصحيح بياناتها أو تعديل مقراتها).