نظم الفهرسة و الأرشفة الإلكترونية " ورشة عمل بالجامعة"
أكد وكيل جامعة الملك خالد للتطوير والجودة الدكتور أحمد بن يحيى الجبيلي، أن قسم الأرشيف في كل جهة حكومية يشكل عبئًا كبيرًا على الجهات الحكومية ، ويستنزف الكثير من المال والوقت والجهد، ويستقطب عددًا من الموظفين تكون الجهات الحكومية في أشد الحاجة لخدماتهم في أقسامها وإدارتها الأخرى المختلفة. وأضاف أنه في عصر المعلوماتية ذات التطبيقات المتعددة، ظهرت الأرشفة الإلكترونية كتطبيق معلوماتي بديل وجديد، يقوم على أساس تخزين الملفات والمستندات عن طريق الماسح الضوئي، والتقنيات الحديثة وحفظها كوحدة متكاملة ومترابطة ، وبأسلوب يتناسب مع أهمية المستند ومحتوياته وطريقة استرجاعه، بهدف حفظ الملفات وتخزينها واسترجاعها بطريقة آلية يسيرة ومرنة. جاء ذلك خلال تدشينه المرحلة الثانية من نظام برنامج الاتصالات الإدارية إنجاز (الأرشفة الإلكترونية)، كما تم خلالها تدريب (38) جهةً تابعةً للجامعة، على كيفية التعامل مع الوثائق الرسمية بالجامعة حسب الأنظمة واللوائح المنظمة لذلك، والتدريب على النظام الإلكتروني المستخدم للأرشفة الإلكترونية، نفذها مركز الوثائق والاتصالات الإدارية بالجامعة، استمرت (8) أيام. وأبان الدكتور الجبيلي، أن مميزات الأرشفة الإلكترونية متعددة منها: حماية الملفات والوثائق من الضياع والتلف ، وهذا كثيرًا ما يحدث في الأرشيف التقليدي، وإمكانية البحث عن أي ملف أو مستند بأكثر من طريقة مثلاً، عن طريق الاسم أو الرقم أو الموضوع أو غيره، وكذلك الاسترجاع السريع والمباشر لأي ملف أو مستند بطريقة يسيرة ومرنة، وتيسيرعمليات البحث والاسترجاع لأي مستند، وأيضًا إمكانية تحويل محتوى الملفات أو المستندات إلى قاعدة بيانات يتم الرجوع إليها عند الحاجة ، والاستفادة منها. وقال : "الأرشيف الإلكتروني وسيلة عمل مهمة لأي مؤسسة أو منشأة، نظرًا للفوائد الكبيرة التي تحقق من خلاله، كتوفير الحيز المكاني الذي يشغله الأرشيف التقليدي، وإمكانية ربط أجزاء المؤسسة مع بعضها البعض مهما تباعدت فروعها، والرفع من أداء المؤسسات ؛ لذا فقد أصبح لزامًا على كل مؤسسة أو منشأة سواء أكانت حكومية أم خاصة أن تواكب العصر ، وتحول إلى الأرشفة الإلكترونية، وذلك تحقيقًا لمصلحتها ومصالح مستفيديها". وأضاف قائلاً : "هذا البرنامج سوف يوقف هدر الوقت وكميات الورق، إضافة إلى تحقيق الجودة في مخرجات الأعمال، وتقليل نسبة الخطأ تدريجيًا حتى تصل إلى الصفر"، موكدًا حرص معالي مدير الجامعة على تطويع التقنية الحديثة لخدمة منسوبيها والعاملين فيها، والتي تأتي في إطار انتقال الجامعة بخدماتها من الورقية إلى الإلكترونية من أجل سرعة أداء العمل وجودته ، وإنجاز المهام الموكلة لكافة قطاعات ومرافق الجامعة العلمية والتعليمية والإدارية .
