مكتب مدير الجامعة

يعتمد العمل في مكتب معالي المدير على روح الفريق في إنجاز العمل بشكل عام مع وجود مهام لكل موظف في هذا الفريق. وفيما يأتي مسميات الوظائف المعتمدة للمكتب؛ وأهم المسؤوليات والمهام لكل وظيفة:

مدير عام المكتب

   التوجيه والإشراف والمتابعة لكافة أعمال المكتب .

   تدقيق الطلبات والمعاملات الواردة للمكتب قبل العرض على معالي مدير الجامعة .

   استقبال الزوار والمراجعين، وتقديم كافة التسهيلات لهم وفق النظام والإمكانات المتاحة لهم.

   تطوير الأداء الإداري وتنميته بالمكتب من خلال السعي لتوفير البرامج الآلية المساعدة .

   حث الموظفين وتحفيزهم على التطوير والإبداع .

سكرتير معالي المدير

   الرد على جميع الاتصالات الهاتفية والإلكترونية الخاصة بمعالي المدير.

   استكمال إجراءات سفر معالي المدير مثل: حجوزات الطيران والفنادق وخلافه .

   تنسيق مواعيد المقابلات الرسمية لمعالي المدير.

   التنسيق ومتابعة التحضير للاجتماعات داخل الجامعة وخارجها.

   استقبال المراجعين وتنظيم مقابلاتهم مع معالي المدير.

المستشار

   دراسة المواضيع المحالة له من معالي المدير.

   المشاركة في بعض اللجان المشكلة في الجامعة وفق ما يراه معالي المدير.

   أية أعمال أخرى مكلف بها من قبل معالي المدير.

سكرتير المكتب

   المساعدة في إجراء الاتصالات الهاتفية اللازمة للمدير العام.

   ترتيب الأوراق والتقارير الواردة للمكتب .

   التنسيق ومتابعة التحضير لاجتماعات للمدير العام .

   استقبال المراجعين ومساعدتهم في إنهاء طلباتهم.

التحرير

   كتابة الردود على المعاملات التي ترد لمكتب معالي المدير .

الاتصالات الإدارية

   تسلم البريد الوارد، وتسجيل القيد اللازم من خلال البرنامج الآلي .

   إرسال جميع المراسلات الصادرة لجهاتها بعد حفظ صورة إلكترونية من جميع ما يرد للمكتب، وما يصدر منه.

   الإجابة عن جميع استفسارات المراجعين .

المكتب السري

   جميع أعمال الصادر والوارد السري للمكتب .

المتابعة

   متابعة الرد على المعاملات الصادرة للإدارات والأقسام المرسلة إليها، والتأكد من عدم تأخرها .

   النسخ وطباعة التقارير والخطابات.

العُهَد والمستلزمات المكتبية

   تأمين ما يحتاجه المكتب من مستلزمات .

   متابعة بعض الأمور المالية المتعلقة بالمكتب .

   متابعة ما يترتب من مصاريف وسلف للمكتب .

الحفظ والأرشيف

   حفظ صور جميع المعاملات والخطابات الصادرة والواردة للمكتب في الملفات الخاصة بها .

   تزويد المكتب بأية طلبات أو تعاميم سابقة عند الحاجة إليها .

   ترتيب ملفات الحفظ الورقية وتنظيمها، وكذلك متابعة برنامج الاتصالات الإدارية والأرشفة الإلكترونية .